Responsable administratif du pôle Formation H/F

Description des missions

Mission principale
Assurer la gestion de la scolarité, de l’inscription à la délivrance des diplômes, et coordonner l’activité adm. des 3 composantes du pôle Formation-Scolarité.
Activités principales
Management :
Encadrer et animer l’équipe du pôle Formation-Scolarité. Coordonner les activités des 3 services : Scolarité, Secrétariat de la DF et Secrétariat des départements.
Scolarité :
Informer, conseiller et orienter les étudiants. Gérer la collecte et la justification des absences. Délivrer certificats, attestations et diplômes ; organiser la cérémonie de remise des diplômes pour la partie relevant de la scolarité. Gérer le volet social : éventuels fonds de bourses (ex. subvention de l’Eurométropole), commissions d’exonération des droits d’inscription, communication sur les aides d’urgence et accompagnement des étudiants dans leurs démarches. Répondre aux enquêtes statistiques institutionnelles. Assurer les remontées demandées par les adm. ext. .
Recrutement et admission :
Organiser les entretiens des candidats en 1re, 2e et 3e année en lien avec le service Admissions du Groupe INSA. Organiser les campagnes de candidature des transferts inter-INSA avec le service Admissions du Groupe INSA. Participer aux commissions d’admission inter-INSA. Organiser les concours d’admission en 4e année (ingénieur, architecte, double cursus architecte-ingénieur), ainsi que l’admission au Master ASPU et à l’Habilitation à la Maîtrise d’œuvre. Organiser le concours national de recrutement des étudiants en architecture et gérer leur admission. Veiller au bon déroulement des inscriptions adm. : accès de tous les étudiants à l’application de préinscription, procédures de vérification et de validation des préinscriptions, contrôles de fiabilisation des données collectées. Assister et conseiller la DF en matière de stratégie de recrutement.
Promotion du Groupe INSA et de l’école :
Participer à la promotion de l’école lors de la JPO. Organiser et assurer la promotion du Groupe INSA lors des salons et forums. Assurer le suivi budgétaire des opérations liées au recrutement et aux manifestations de promotion en lien avec le Groupe INSA. Participer aux réunions internes, nationales avec le Groupe INSA (service Admissions - SAGI) et locales
Direction de la Formation :
Participer à la cellule handicap de l’établissement pour les étudiants et les accompagner dans les démarches. Participer aux instances de l’établissement. Participer à l’organisation, à la tenue et au suivi des Conseils des études : préparation de l’ODJ et des documents associés, rédaction des PV et relevés de conclusions, suivi. Assurer la résolution des situations problématiques et un rôle de conseil.
Secrétariat des départements : résolution des situations problématiques et un rôle de conseil.
Activités transverses
Interface avec tous les services de l’établissement, veille règlementaire et juridique, Contrôler l’application de la règlementation, participer gestion des recours

Profil recherché

Connaissances, savoirs :Techniques de managementGestion des groupes et des conflitsOrganisation et fonctionnement de l’enseignement supérieurConnaissances juridiques générales, notamment droit administratif, finances publiquesEnvironnement professionnelConnaissance du cadre juridique des études et examens dans l’enseignement supérieurTechniques de communicationConnaissances juridiques généralesConnaissances informatiques généralesMéthodologie de conduite de projet L'Institut National des Sciences Appliquées (INSA) de Strasbourg est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel. Il accueille 2 000 étudiants ingénieurs et architectes dans ses locaux situés sur le campus de l’Esplanade, à proximité du centre-ville. Il emploie 290 agents titulaires et contractuels.Ses missions sont :• la formation initiale des ingénieurs et architectes, la recherche scientifique et technologique, la formation continue des ingénieurs et techniciens, la diffusion de la culture scientifique et technique.L’INSA Strasbourg propose :• 7 spécialités d’ingénieur : génie civil, topographie, génie électrique, génie mécanique, plasturgie, mécatronique, génie thermique, énergétique et environnement.• 6 formations par apprentissage (FIP, FISA)• 1 formation d’architecteL’INSA Strasbourg a accédé aux responsabilités et compétences élargies le 1er janvier 2013. L’INSA s’est doté d’un dispositif de lutte contre les risques psycho-sociaux (RPS) qui permet de travailler sur 3 axes : prévenir les risques, les déceler, agir sur ces risques pour les traiter. L’INSA Strasbourg s’est également doté d’un dispositif destiné à prendre en charge les violences sexistes, sexuelles, homophobes ou transphobes, à destination des personnels et des apprenants.Enfin, l’INSA Strasbourg a mis en place un plan d’égalité professionnelle matérialisant sa volonté de progresser résolument vers l’égalité réelle entre les femmes et les hommes. Savoir-faire :Inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexeEncadrer et animer une équipeJouer un rôle de conseil ou d’aide à la décisionConduire des entretiensPrévenir et gérer les conflits ou situations sensiblesDéléguer Evaluer et hiérarchiser les besoinsAccompagner les changementsMaitriser les outils informatiques et si possible les applications métiers de la scolaritéRédiger des notes ou des documentsConcevoir des tableaux de bordsSavoir gérer les aléasElaborer des éléments de langage et des synthèsesSavoir-être :Capacité de décisionCapacité prospectiveRigueur, fiabilitéRéactivitéSens relationnelDisponibilitéGestion du stressSens de l’initiativeSens de la confidentialitéCapacité prospectiveSens de l’organisation Niveau d’études (avec précision éventuelle de la spécialité) : licence au minimum Langue (et niveau demandé) : l’anglais niveau B2 serait un plus, sans être une conditionComposé de 12 agents, sous la responsabilité du ou de la responsable administratif·ve du pôle,Le pôle formation-scolarité est composé du service de la scolarité, du secrétariat des départements et du secrétariat de la Direction de la Formation.Le service de la scolarité assure la gestion des procédures de recrutements des étudiants en formation initiale (ingénieurs, architectes, master…), de leurs inscriptions administratives et du suivi de leurs dossiers administratifs.Le secrétariat de la Direction de la Formation a en charge la gestion administrative de toutes les décisions concernant la formation, ainsi que l’organisation des différents jurys et de la session de rattrapage des examens.Le secrétariat des départements a en charge tout le quotidien des formations (emplois du temps, gestion des conventions de stage, etc…) pour les étudiants en formation initiale.POSTE PERENNE OUVERT A TOUS LES STATUTS