Responsable administratif polyvalent (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Attaché
Attaché principal

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Oui

Experience souhaitée

Expert

Descriptif de l'emploi

Missions et responsabilités
Sous l’autorité du directeur général, au sein de l'équipe de direction, la Responsable de la scolarité de la Haute école des arts du Rhin assure les missions suivantes :
1. Organiser le service scolarité du site d'arts plastiques de Strasbourg :
- Encadrer quatre agents administratifs (définition des objectifs, coordination, régulation et contrôle de la mise en œuvre)
- Rédiger les documents et courriers relevant de la scolarité (admission, inscription, redoublement, attestation de diplôme…)
- Planifier le calendrier universitaire prévisionnel et organiser les différents temps forts de l'année scolaire (examens d'entrée et commissions d'équivalence, guide de l'étudiant, rentrée scolaire, hors limites, bilansintermédiaires et jurys de diplômes de fin d'année) avec la directrice des études ;
- Coordonner la préparation et l’organisation des bilans et examens de fin de cycle ;
2. Coordonner le suivi des étudiants en lien avec les équipes pédagogique etadministrative :
- Encadrer quatre agents administratifs (définition des objectifs, coordination, régulation et contrôle de la mise en œuvre)
- Rédiger les documents et courriers relevant de la scolarité (admission, inscription, redoublement, attestation de diplôme…)
- Planifier le calendrier universitaire prévisionnel et organiser les différents temps forts de l'année scolaire (examens d'entrée et commissions d'équivalence, guide de l'étudiant, rentrée scolaire, hors limites, bilans intermédiaires et jurys de diplômes de fin d'année) avec la directrice des études ;
- Coordonner la préparation et l’organisation des bilans et examens de fin de cycle ;
3. Missions transversales :
- Actualiser le règlement tous les ans en lien avec le service scolarité du site d'arts plastiques de Mulhouse
- Assurer la veille règlementaire des études avec la direction des études
- Piloter le logiciel de scolarité Taïga pour les trois sites en lien avec les services de scolarité du site d’arts plastiques de Mulhouse et de l’Académie : groupe de travail d’experts piloté par le ministère de la Culture, paramétrage et accompagnement des utilisateurs. Mettre en œuvre la mise en place du nouveau logiciel de scolarité OASIS ;
- Développer et actualiserles différents outils de suivi d'étudiants, en lien avec le service scolarité du site d'arts plastiques de Mulhouse
- Garantir le bon déroulement des admissions et notamment de l’examen d’entrée en lien avec le service scolarité du site d'arts plastiques de Mulhouse
- Participer à la mise en place de la cellule d’écoute dans le cadre de la lutte contre les harcèlements et VSS en tant que référent.e égalité : écouter, recueillir les témoignages, accompagner, orienter et signaler si nécessaire
- Garantir la structuration des activités et projets effectués dans le cadre du Schéma Directeur de la Vie Etudiante du Site Alsace (participation au COPIL et à certaines commissions) et dans le cadre du Site Alsace
- Accompagner le suivi des intervenants extérieurs ponctuels : modèles vivants, intervenants workshop, conférenciers en lien avec l’agent en charge de cette mission ;
4. Assurer l’interface entre la Direction, les enseignants et les étudiants :
- Gérer la bonne circulation des informations entre la Direction, l'équipe pédagogique et les étudiants en participant aux CODIR et CODIR élargis de l'établissement ;
- Organiser les élections des membres de la commission de la vie étudiante, des représentants des étudiants au Conseil d'administration et élection des coordinateurs avec l’administrateur général ;
- Préparer, suivre et participer aux conseils pédagogiques de la HEAR, aux commissions pédagogiques de site et à la commission de la vie étudiante ;
- Rédiger et diffuserles comptes rendus
- Planifier l'occupation des salles de cours ;
Autres activités :
- Gérer les absences et remplacements d’enseignants en lien avec la direction des études ;
- Etablir des tableaux de bord de suivi d’activités ;
- Participer à larédaction des rapports d’activité du service ;
- Participer à la rédaction des dossiers HCERES
- Remplacer ses collègues en cas de besoin.

Missions / conditions d'exercice

SAVOIRS
Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques, des logiciels de gestion de données
Qualités rédactionnelles indispensables
Bonne culture administrative et connaissance des procédures internes
Très bonne connaissance de l’organisation des études des écoles supérieures d’art
Maîtrise de l'anglais, de l'allemand et autres langues appréciée

SAVOIR FAIRE
Aptitude à la conduite de projets
Encadrement du service
Qualités rédactionnelles
Capacité d’analyse et de synthèse

SAVOIR ETRE
Qualités relationnelles et capacité à s’adapter à des interlocuteurs différents
Capacité à prendre des initiatives et travail d’équipe
Sens de l’organisation, rigueur, méthode, disponibilité
Autonomie et polyvalence

Profils recherchés

Diplômes Diplômes : BAC +3 à BAC +5
expérience similaire dans un établissement d’enseignement artistique
Eprouve un intérêt pour la pédagogie et la création artistique