Gestionnaire administratif/ve - CDD 3 mois (renouvelable)

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

CDD de 3 mois (renouvelable) à pourvoir à compter du 08/09/2025

Catégorie : C Corps : Adjoint technique

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Mission :

Le/la gestionnaire administratif.ve participe à la gestion administrative et à la logistique au sein du bureau des affaires générales.
Il/elle est en charge des emplois du temps et de la gestion RH des chargés d’enseignement.
Il/elle assure, en sa qualité de référent.e des Relations internationales, la gestion administrative des étudiants internationaux.

Activités principales :

Gestion des emplois du temps (40%)

Réaliser le planning d’occupation des salles et donc les emplois du temps des enseignants et des étudiants
en tenant compte du calendrier universitaire de la faculté, des effectifs, de la capacité des salles et des
maquettes d’enseignement

Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans le logiciel ADE

Préparer et mettre à jour les guides horaires et salles

Gestion des ressources humaines (30%)

Assurer l’accueil des enseignants

Gérer les services d’enseignement des chargés d’enseignement vacataires (CEV) et des enseignants
permanents

Assurer le suivi de la charge d’enseignement

Aider à la gestion de carrière des personnels enseignants (avancement, recrutement, états des services
d’enseignement, heures complémentaires)

Être le référent administratif des Relations internationales de la composante (15%)
Travail en binôme avec les correspondants pédagogiques RI de la composante

Pour les étudiants entrants et sortants :

Accueillir et accompagner les étudiants pour toutes questions relatives aux Relations internationales

Contrôler les échéances (dates limites inscriptions, bourses, stages…)

Mobilité entrante :

Assurer le soutien logistique et participer à la journée d’accueil des étudiants en septembre

Gérer le dispositif de parrainage interne

Gérer les inscriptions administratives, pédagogiques et les contrats pédagogiques

Établir les relevés de notes spécifiques

Mobilité sortante :

Gérer les dossiers de candidature Erasmus et Hors Erasmus

Gérer les dossiers de bourses des étudiants (Bourses Erasmus +, Aide à la mobilité internationale [AMI],
Unistra…)

Transcrire les relevés de notes en version anglaise et établir les suppléments aux diplômes

Gestion logistique de la composante (15%)

Assurer le suivi de la maintenance du matériel audio-visuel des salles de cours en gestion propre

Gérer les stocks : fournitures de bureau, petit matériel, consommables

Participer à la gestion du matériel audio-visuel et technique (réservations-sorties-retours)

Participer à la gestion des clés (bureaux-boîtes aux lettres…) et des badges d’accès aux locaux et
parkings

Contacts pour renseignements sur le poste :

Irène MONZON VALENCIA, responsable administrative et financière

Pour postuler, adressez votre CV et lettre de motivation au plus tard le 06/08/2025 à l’adresse suivante : [email protected]