Agent du Protocole H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Funéraire

Grade(s) recherché(s)

Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Missions de la Direction

Le service Cérémonies officielles et réceptions planifie et pilote la mise en place de prestations dans le cadre de l’organisation de manifestations de l’institution (séance plénière, commission permanente, commissions techniques, déjeuners et diners officiels, colloques, salons, réceptions, séminaires, …). Il supervise les prestataires externes et anticipe les besoins pour veiller à la bonne organisation de la prestation.

Missions du poste

L’agent du protocole assure l’organisation des réceptions protocolaires initiées par la collectivité et l’exécutif (petit déjeuner, déjeuner, diner, …).

Il accueille les invités sur le lieu de réception, les installe et assure le service.

Il applique les règles protocolaires.

Il a une connaissance approfondie des règles et des techniques su service.

Missions / conditions d'exercice

Activités

- Mettre en place des accueils café et approvisionner en boissons dans les salles de réunion
- Préparer et réaliser des prestations de restauration telles que des cocktails, des repas, des collations, des buffets, des petits déjeuners (dressage des mets, mise en place des tables et service)
- Officier sur l’ensemble des sites administratifs voire à l’extérieur
- Participer à l’élaboration d’un menu (choix, accords mets et vin, élaboration des menus poser sur table)
- Préparer et dresser les tables avant chaque service
- Gérer les espaces dédiés spécifiquement à l’usage du service et remettre en état les locaux après l’utilisation
- Effectuer la vaisselle et l’entretien du matériel utilisé pour le service
- Servir les invités sur les lieux de réceptions dans le respect des règles protocolaires et de bienséance
- Assurer le lien avec les services intérieurs et les partenaires externes (fournisseurs, restaurants, …)
- Accueillir les traiteurs (cuisiniers et serveurs) et les prestataires lors des réceptions, coordination lors de l’événement et contrôle
- Commander des prestations traiteurs selon les règles des marchés publics
- Contrôler la marchandise et entretenir le matériel
- Gérer les flux et les stocks de matériels et de fournitures et tableaux de suivi des stocks
- Gérer la cave à vin (achat, état des stocks et tenue du livre de cave)
- Commander des marchandises diverses (denrées, boissons, …)
- Utiliser un calendrier partagé à l’ensemble du service des prestations dans un tableau de suivi
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Gérer et suivre les commandes et les factures
- Contrôler les lettres et les bons de commande avant la notification effectuée par le SAF
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :

Rattachement hiérarchique au Chef de service Cérémonies officielles et réceptions

Conditions particulières :

Déplacement sur le territoire de la région Grand Est

Avantages :

Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site

Profils recherchés

Savoir

Devoir de réserve et de discrétion professionnelle
Avoir une formation dans le domaine de l’hôtellerie restauration
Maitrise des outils bureautiques
Connaissance des règles protocolaires et de bienséance
Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions
Connaitre le territoire
Être au fait de l’actualité territoriale
Méthodes et usages de la collectivité : procédure, formulaire et organigramme
Us et coutumes cultuelles (salutations, comportements, art de la table, produits alimentaires)

Savoir-faire

Rendre compte des activités et du respect des procédures
Hiérarchiser les priorités
Connaissance approfondie de l’accueil et du travail en salle
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Capacité à travailler en transversalité
Aptitudes relationnelles
Capacité d’adaptation
Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir-être

Attitudes de service et tenue irréprochable
Rigueur
Discrétion/réserve
Diplomatie
Polyvalence
Sens de l’écoute
Être organisé
Être disponible
Respecter sa hiérarchie
Capacité à travailler en équipe
Réactivité
Dynamisme
Sans de l’observation