Assistant au Cabinet du Président chargé des représentations

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. B
Emploi contractuel de cat. C

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Le Cabinet du Président a pour mission d’assurer la coordination efficace de l’agenda du Président de la Région, en lien étroit avec :
- les élus régionaux,
- les collaborateurs du Cabinet,
- le secrétariat du Président,
- la Direction de la Communication.

Il veille notamment à l’anticipation, à l’organisation et au suivi des séquences institutionnelles et des représentations extérieures.

Missions / conditions d'exercice

Missions du poste :

Vous assurez la gestion et le suivi des invitations adressées au Président, ainsi que l’organisation des représentations du Président par les élus régionaux lors de manifestations extérieures.

Activités :

- Gestion des invitations entrantes : inscription, enregistrement dans l’agenda, propositions d’élus
- En lien avec le Chef de Cabinet, sollicitation des élus pour assurer les représentations extérieures du Président
- Coordination permanente avec les élus et leurs secrétariats afin de connaître leurs disponibilités
- Relations avec les organisateurs d’événements : annonce des élus représentant le Président, modalités de prise de parole, déroulé, excusés le cas échéant
- Sollicitation et transmission des éléments de langage, dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous et déplacements des élus
- Établissement mensuel des ordres de mission des élus représentant le Président
- Rédaction et saisie de courriers et documents administratifs (pouvoirs, courriers divers)
- Mise à jour des fichiers (contacts, élus, manifestations)
- Participation à la continuité de service : échanges d’informations, remplacement ponctuel des assistantes du secrétariat du Président, du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet (permanence téléphonique)
- Rédaction et diffusion hebdomadaire du tableau des représentations
- Classement et archivage des dossiers

Relations hiérarchiques et conditions particulières du poste :
- Poste placé sous l'autorité du Directeur de Cabinet
- Disponibilité horaire requise en fonction de l'activité du Cabinet

Conditions particulières du poste et avantages sociaux :
- Temps de travail 39h hebdomadaires avec RTT, horaires variables
- Télétravail possible après 3 mois de présence
- Participation employeur :
complémentaire santé et prévoyance,
frais de transport,
restauration
- Rémunération comprenant :
régime indemnitaire,
prime de présentéisme,
supplément familial de traitement (le cas échéant)
- Véhicule de service intégré à la flotte automobile du site

Profils recherchés

Savoir :
- Formation de type BTS Assistant de direction (souhaitée)
- Expérience professionnelle d’au moins 2 ans en secrétariat de direction (souhaitée)
- Bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales

Savoir-faire :
- Capacité à rendre compte à la hiérarchie
- Capacités d’adaptation et de priorisation
- Excellentes capacités rédactionnelles
- La pratique de la langue allemande constitue un atout

Savoir-être :
- Intérêt marqué pour l’actualité régionale
- Excellentes aptitudes relationnelles
- Esprit d’équipe
- Capacité de prise d’initiatives
- Réactivité et sens des responsabilités
- Discrétion absolue
- Rigueur et sens de l’organisation