ASSISTANT.E DU SERVICE SCOLARITE

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du/de la responsable du service de la scolarité, l’assistant(e) assure les missions de gestion des étudiants de/des options/années de la Haute école des arts du Rhin.

Il/elle assure l’interface entre la Direction, les enseignants et les étudiants de l’option

Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique, le renseignement des étudiants, enseignants et autres interlocuteurs (candidats, parents, partenaires…) ;
- Assurer la gestion les dossiers pédagogiques des étudiants : suivi administratif des dossiers des étudiants, classement et archivage des dossiers de scolarité, alimentation de la base de données dans le logiciel scolarité ;
- Participer à l’organisation des évènements rythmant la vie scolaire (rentrée, examen d’entrée, commission d’équivalence, diplômes, bilans, ateliers publics) ;
- Préparer la venue d’intervenants extérieurs (conférences, workshops…) : lettre d’engagement, réservation de titres transport et d’hébergement, réservation de salles, accueil des intervenants…
- Assurer la rédaction, saisie et mise en forme des documents et courriers relatifs (attestations, conventions de stage, comptes rendus, notes…) ;
- Assurer le suivi des plannings, absences, congés des enseignants ;
- Assurer la gestion des interventions de modèles et des chargés de cours en ateliers publics, …. (pour Marie-Cécile)

Activités secondaires :
- Réaliser des statistiques et tableaux de bords (rapports d’activité, évaluation AERES) ;
- Assurer le suivi des voyages pédagogiques ;
- Préparer les éléments comptables en lien avec les missions précitées.

Missions / conditions d'exercice

SAVOIRS
- Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur ;
- Culture administrative au sein d’une collectivité ou d’un établissement public ;
- Maîtrise de l’anglais souhaitée; la connaissance de l’allemand serait un plus.
SAVOIR FAIRE
- Accueillir et renseigner les interlocuteurs ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Utiliser les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook ;
- Capacité à prendre des initiatives.
SAVOIR ÊTRE
- Qualités relationnelles, d’accueil, sens de la diplomatie, du contact, courtoisie et fermeté ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Sens de l’organisation – Rigueur – Méthode – Discrétion professionnelle ;
- Capacité à gérer le stress.

Profils recherchés

• Diplômes : baccalauréat à bac +3
• Expériences : expérience administrative souhaitée (si possible dans le domaine de l’enseignement)
• Intérêt pour l’enseignement supérieur et les domaines artistiques

- Caractéristiques du poste nécessitant une polyvalence et une capacité d’adaptation
- Intérêt pour la pédagogie, pour les domaines artistiques