Secrétaire de direction - 2164

Job Description

Le site Ganzau de l'IME Eurométropole ARSEA accompagne, en accueil de jour, quelques 120 bénéficiaires âgés de 14 à 20 ans présentant une déficience intellectuelle avec ou sans trouble associé. L'admission des bénéficiaires au sein des effectifs de l'établissement se fait sur orientation et notification de la CDAPH. Les missions de l'établissement sont de dispenser une prise en charge globale et individualisée aux bénéficiaires, reposant sur l'acquisition et l'exercice d'une autonomie fonctionnelle et décisionnelle maximale, à des fins d'insertions sociale et/ou professionnelle.

Votre quotidien à nos côtés :

Vous mettez en œuvre les activités du secrétariat de la structure en appréciant les urgences et les priorités. Vous assistez votre hiérarchie dans l'organisation et la réalisation de son activité.

Vous travaillez en collaboration avec une équipe pluri- professionnelle et avec les bénéficiaires.

Vous assurez les missions suivantes :

1/ Organiser et gérer les activités administratives :

• Prioriser et planifier les activités du secrétariat,
• Rédiger et mettre en forme des documents,
• Garantir la mise à jour et le suivi des dossiers,
• Garantir un suivi rigoureux de la formation,
• Produire, organiser et diffuser l'information de documents en garantissant leur fiabilité,
• Travailler en lien avec les services de la Direction Générale,
• Renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,
• S'assurer des suivis des dossiers, tableaux et relancer les bons interlocuteurs au besoin,
• Initier les améliorations de l'organisation du service,
• Faire évoluer et / ou élaborer des procédures et les mettre en œuvre,
• Savoir réaliser un classement fiable et opérationnel des dossiers du secrétariat.

2/ Faciliter la communication interne et externe :

• Veiller au suivi des informations stratégiques,
• Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ ou un visiteur,
• Communiquer et rechercher les informations liées à l'activité auprès des services de la direction générale,
• Garantir la réception et la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés,
• Assurer le traitement du courrier et des mails.

3/ Assister la directrice et la responsable administrative et gestion afin d'optimiser la gestion de leur activité et faciliter leur prise de décision :

• Rechercher et communiquer les informations en lien avec l'activité;
• Préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie (CVS, réunions, assurances)
• Être force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision,
• Veiller au respect des échéances,

Les avantages à nous rejoindre :

• 9 congés trimestriels supplémentaires par an
• CSE – sorties, réduction, cartes cadeaux/vacances
• Indemnité kilométrique vélo jusqu’à 400€ par an
• Convention 66
• Des perspectives d’évolution et de mobilité interne
• Reprise en totalité de l’ancienneté
• Prime SEGUR (238€ bruts mensuels)
• Diversité de formations proposées
• Repas sur site
• Congés fixes sur vacances scolaires

Diplôme(s) attendu(s) : Bac + 2 / BTS assistant de direction / assistant manager

Expérience : 3 à 5 ans

Savoirs sur l'environnement professionnel et connaissances :

• Maîtrise experte des logiciels bureautiques et professionnels et leurs évolutions,
• Savoir utiliser les nouvelles technologies et de l'information et de la communication,
• Connaître les techniques de prise de notes rapide et savoir rédiger des écrits professionnels de qualité,
• Maitriser l'expression écrite et orale,
• Réactualiser ses connaissances.

Qualités attendues :

• Sens des responsabilités,
• Discrétion, respect de la confidentialité,
• Capacité à hiérarchiser l'information et à la transmettre de manière pertinente,
• Organisation, méthode et rigueur,
• Esprit d'initiative et autonomie,
• Capacité à travailler en équipe,
• Capacités relationnelles et sens de la diplomatie,
• Capacité d'animation,
• Capacité d'adaptation des interlocuteurs variés,
• Capacité d'anticipation,
• Réactivité,
• Capacité à réaliser un travail soigné,
• Capacité à gérer son stress,
• Bonne présentation.