Un ou une Secrétaire médico-social équipe de remplacement F/H (poste n°I-3195)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction Appui et Pilotage des Solidarités regroupe l'ensemble des fonctions ressources affectées à la Direction Générale Adjointe Solidarités :

- une fonction financière (coordination budgétaire, tarification des établissements sociaux et médico-sociaux personnes âgées, personnes en situation de handicap et protection de l'enfance),
- une fonction immobilière (projets transversaux),
- une fonction ressources humaines (pilotage RH et gestion de l'unité volants),
- une fonction pilotage d'activité (indicateurs clefs) et benchmarking,
- une fonction systèmes d'information.

Mission du poste :

Les unités équipes de remplacements sont des équipes composées de travailleurs sociaux, de secrétaires médico-sociales et de cadres qui ont vocation à intervenir, dans les différentes directions de la DGA Solidarités pour venir en appui aux équipes afin de leur permettre d'assurer une continuité de service de qualité et de maintenir les prestations délivrées aux usagers dans des délais raisonnables lorsque les effectifs permanents sont insuffisants (congés maladie, maternité, temps partiels, vacances longues etc...).

La/le secrétaire médico-social de l'équipe de remplacement interviendra en fonction des besoins des différentes directions.

Des missions de renfort et de remplacement de secrétaire médico-social lui seront confiées.

Il/elle peut également être amené à intervenir dans le cadre de missions spécifiques répondant à un besoin ponctuel, de surcroît d'activité ou de projets innovants précisément identifiés, selon une feuille de route établie en lien avec le Responsable de l'Equipe.

Missions / conditions d'exercice

Fonctions :

Pour tous les services, le/la secrétaire médico-sociale assure la fonction d'accueil, d'orientation :

- Accueille et oriente le public ou les partenaires téléphoniquement et sur place
- Evalue l'urgence
- Apporte une première réponse à l'usager
- S'assure de la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux et d'une réponse apportée à l'usager
- Contribue à la qualité de service rendu à l'usager

Prend en charge les activités multiples de secrétariat dans un souci permanent de fiabilité :

- Assure la rédaction ou la mise en forme des travaux de bureautique : enquêtes, rapports, relevés de décision, compte-rendu de réunions, courriers...
- Assure le secrétariat des professionnels de la solidarité (travailleurs sociaux, ) des professionnels de santé (médecin, sage-femme, puéricultrice¿) et des cadres
- Assure des tâches de classement, de mise à jour et d'exploitation des fichiers manuels et informatiques
- Assure l'ouverture, la mise à jour et l'exploitation des dossiers informatiques (Excel, IODAS et SOLIS)
- Elabore des statistiques, saisit et fait remonter les données demandées par les services, les directions
- Peut réceptionner et enregistrer informatiquement les courriers et les demandes d'enquêtes ou d'évaluations
- Peut organiser les réunions, en assurer la logistique, y participer et rédiger le compte-rendu

Collaboration et coordination :

- Collabore avec tous les partenaires dans l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous
- Participe aux réunions de travail organisées au sein de la collectivité, notamment celles de l'équipe de remplacement
- Etablit un bilan d'activité à l'issue de chaque remplacement et transmet au titulaire du poste ou à son encadrant les éléments nécessaires à la continuité du service
- Assure un reporting régulier auprès du Responsable de l'équipe territoriale médico-sociale

Dans le champ de l'action sanitaire et sociale :

- Apporte un appui dans les démarches administratives initiales
- Gère le planning des rendez-vous des travailleurs médico-sociaux
- Renseigne et met à jour les outils relatifs à la gestion des crédits déconcentrés
- Affranchit le courrier partant et peut renseigner le tableau mensuel
- Contribue à la gestion des dispositifs déconcentrés selon l'organisation interne aux services (AFASE, FAJ, AED, secours exceptionnels ...)
- Réalise ou aide à réaliser des outils pour une bonne coordination d'équipe

Dans le champ de la protection de l'enfance :

- Est garant du suivi des dossiers administratifs d'enfants et du respect des échéances (instruction, tenue, suivi et classement)
- Procède à la lecture rapide des dossiers et formule une proposition de traitement
- Formalise les décisions prises par les cadres, en assure la transmission et le classement
- Assure la récolte et le renseignement des éléments permettant le financement des prestations liées à l'accueil des enfants confiés
- Vérifie la conformité de factures, procède à l'établissement d'ampliations, d'attestations et de bulletins de prise en charge des mesures financières

Dans le champ de l'autonomie :

- Assure les missions d'accueil, d'écoute, d'orientation et de traitement des demandes liées à la dépendance

Profils recherchés

Profil de recrutement :

- Diplôme : Bac ou BTS S3PS facultatif
- Permis B obligatoire et véhicule indispensable
- Sens de l'accueil et des relations
- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels Word, Excel, Outlook et Powerpoint
- Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse
- Capacités à prendre des initiatives, des responsabilités et à anticiper
- Capacités à analyser la demande et à évaluer l'urgence
- Facultés d'adaptation rapide liées aux exigences du métier
- Qualités d’écoute et de communication
- Rigueur, méthode, capacité d’organisation
- Curiosité et discrétion professionnelle
- Grande résistance au stress, maîtrise de soi
- Disponibilité, esprit d'équipe
- Souplesse et capacité d'adaptation

Spécificités du poste :

- Recrutement statuaire sur le cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux ou à défaut par voie contractuelle (CDD de 3 ans)
- Poste à pourvoir à temps complet
- Avantages possibles : Primes, forfait repas possible, participation transports, participation mutuelle / prévoyance, CNAS et Amicale du personnel