Une ou un Assistant de direction F/H (Poste A-4731)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction Appui et Pilotage des Solidarités regroupe l'ensemble des fonctions ressources affectées à la Direction Générale Adjointe Solidarités :
- une fonction financière (coordination budgétaire, tarification des établissements sociaux et médico-sociaux personnes âgées, personnes en situation de handicap et protection de l'enfance),
- une fonction immobilière (projets transversaux),
- une fonction ressources humaines (pilotage RH et gestion de l'unité volants),
- une fonction pilotage d'activité (indicateurs clefs) et benchmarking,
- une fonction systèmes d'information.

Rattaché à la Direction, le titulaire du poste intègrera un pool de 4 assistantes d’une direction ressources au service des missions de solidarités de la Collectivité composé de 12 encadrants (directeur, directeurs adjoints, responsables de services et d’unités) et de la vingtaine de contrôleurs de gestion du service Tarification des établissements médico-sociaux.

Au-delà des missions d'assistanat classique, le poste est à ce titre plus particulièrement orienté vers un soutien au service Tarification des Solidarités.

Le Service de la Tarification des Solidarités intervient dans les aspects juridiques, administratifs et budgétaires du fonctionnement des établissements sociaux et des associations relevant d'un financement assuré par la Collectivité européenne d’Alsace.

Missions / conditions d'exercice

- Accueillir, orienter et renseigner les interlocuteurs divers
- Réaliser des travaux de secrétariat (notes, courriers, compte rendus, ...)
- Gérer les agendas, prendre des rendez-vous et planifier des réunions
- Coordonner l’activité administrative de la direction (suivi du courrier, suivi des circuits de signatures, suivi des actes dans le logiciel de délibération…)
- Etre en appui pour la réalisation de travaux bureautiques (créations de Powerpoint, tableaux Excel, mailings...)
- Soutien aux projets, gestion des outils numériques
- Suivi des actes administratifs (contrôle de légalité), mise à jour des bases de données et des tarifs établissements
- Suivi RH (gestion de la continuité de service, accueil des nouveaux arrivants, fiches de poste)

Profils recherchés

Profil de recrutement

- Niveau Bac obligatoire, expérience en administration appréciée
- Communication : capacité à communiquer de manière claire et efficace, à l'écrit comme à l'oral, avec différents interlocuteurs, tels que les usagers, les collègues et les élus
- Adaptabilité : capacité à s'adapter aux changements, aux diverses situations de travail, aux nouveaux défis et aux évolutions au sein de la collectivité
- Sens du service public : engagement dans ses missions, respect des valeurs de service public telles que l'intégrité et la confidentialité dans l'exercice de ses fonctions et souci de répondre aux besoins des usagers
- Ouverture d'esprit : curiosité intellectuelle, volonté d'apprendre et d'acquérir de nouvelles compétences pour s'adapter aux évolutions de son environnement professionnel
- Esprit analytique et force de proposition : savoir collecter, analyser et synthétiser des informations pertinentes pour prendre des décisions (dans le cadre de ses responsabilités), résoudre des problèmes et élaborer des recommandations
- Organisation : aptitude à organiser et à structurer son travail de manière efficace, en priorisant ses tâches et en respectant les délais
- Esprit d'équipe : aptitude à travailler en collaboration avec les membres de son équipe et à contribuer à un environnement de travail harmonieux et productif
- Connaissance de son environnement de travail : cadre institutionnel, enjeux, fonctionnement de la collectivité et outils numériques le cas échéant
- Intérêt pour les missions de la solidarité et du secteur médico-social
- Capacité à gérer des situations de stress avec efficacité
- Capacité à se familiariser avec un vocabulaire technique spécifique.

Spécificités du poste

- Recrutement statutaire, ou à défaut par voie contractuelle (CDD de 3 ans renouvelable), sur le cadre d’emplois des Rédacteurs territoriaux
- Poste à temps complet situé à Strasbourg, place du Quartier Blanc
- Rémunération : Traitement de base, régime indemnitaire, 13ème mois
- Avantages possibles : participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personnel, télétravail possible