ASSISTANT.E ADMINISTRATION

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Experience souhaitée

Expert

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du.de la Coordinateur.rice général.e HEAR musique, en lien avec les conseiller.ère.s aux études, le.la chargé.e de scolarité et d’action culturelle et l’assistant.e scolarité, l’Assistant.e administration travaillera en lien fonctionnel avec les services de la HEAR compétents selon les domaines : HEAR musique, ressources humaines, finances, scolarité, informatique. L’assistant.e administration assure les missions suivantes.

En qualité de référent ressources humaines :
- le suivi et la gestion des dossiers des personnels enseignants ;
- la rédaction des lettres d’engagement des agents non titulaires (vacataires) ;
- la gestion de la paye des agents vacataires et des contrats d’artistes de courte durée ;
- l’organisation de l’accueil des intervenants extérieurs et jurys (déplacements et embauches) ;
- en lien avec le.la conseiller.ère aux études supérieures en pédagogie, le suivi et la mise en œuvre des stages de pédagogie pratiques dits « tutorats » (conventions avec les établissements partenaires, payes)

Missions / conditions d'exercice

En qualité d’assistant administration :
- l’accueil du public dans les locaux administratifs de la HEAR musique ;
- la rédaction, la saisie et la mise en forme de documents et courriers, la délivrance d’attestations diverses ;
- la gestion des courriers entrants et sortants ;
- le classement et l’archivage des documents administratifs ;
- l’échange d’informations de toute nature avec les enseignant.e.s, intervenant.e.s, étudiant.e.s, partenaires, fournisseurs ;
- le traitement des demandes de bourses ;
- l’engagement des dépenses auprès des fournisseurs (bons de commande) ;
- l’établissement de données statistiques, le suivi des enquêtes ministérielles ;
- la fonction de RIU (Responsable informatique unique) pour la HEAR musique ;
- la gestion de l’encaissement des droits de scolarité et d’inscription en tant que régisseur mandataire de recettes ;

En qualité d’assistant scolarité :
- le suivi et la gestion des dossiers des étudiants ;
- la participation à la préparation de la rentrée (établissement des effectifs, organisation des inscriptions pédagogiques et administratives, etc.) ;
- la participation à l’organisation des examens d’entrée et de fin d’année pour tous les cursus (organisation de la venue des membres de jury, convocations, etc.) ;
- l’alimentation de la base de données du logiciel de scolarité ;
- la contribution à l’organisation des élections étudiantes ;

Autres missions ponctuelles :
- la suppléance de l’assistant.e scolarité et/ou du.de la chargé.e de scolarité et d’action culturelle en cas d’absence ou selon les nécessités de service ;
- l’accueil du public lors des manifestations (responsable de salle).

Profils recherchés

SAVOIRS
- Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leurs établissements ;
- Bonne connaissance du milieu culturel, en particulier celui de la musique et de l’enseignement artistique ;
- Maitrise de l'anglais exigée / maîtrise de l'allemand appréciée

SAVOIR-FAIRE
- Qualités rédactionnelles avérées ;
- Polyvalence administrative ;
- Connaissances des techniques de communication ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).

SAVOIR-ETRE
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Rigueur : organisation et méthode
- Autonomie : sens de l’initiative