Assistant de Direction et secrétariat des affaires disciplinaires (H/F) - 100% - Direction des Ressources Humaines et de la Politique Sociale

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.

Description du poste
Au sein de la Direction des Ressources humaines, l'assistant travaille en binôme sur la partie du soutien au directeur des ressources humaines et à ses adjoints.
Dans le cadre de ses fonctions, l'assistant consacre environ 40% de son temps de travail à l'appui dans la gestion des affaires disciplinaires, sous la supervision de la responsable des affaires disciplinaires et de la responsable de la cellule conseil et expertise juridique.

LE POSTE :
Secrétariat d'un directeur adjoint des ressources humaines
Accueil physique des visiteurs ;
Accueil téléphonique ;
Gestion des agendas et organisation des rendez-vous ;
Réservation de salles et organisation logistique des réunions et déplacements ;
Préparation, classement et archivage des dossiers des directeurs ;
Traitement du courrier entrant et sortant et gestion des parapaheurs ;
Elaboration, suivi et mise à jour de documents, bases de données et tableaux de suivi ;
Frappe et mise en page de courriers ;
Coordination de l'activité de la direction en lien avec le secrétariat de la direction générale ;
Réalisation de compte-rendus de réunions et d'instances ;
Soutien à l'organisation et à la gestion du secrétariat des instances (CSE, F3SCT) ;

L'assistant de direction travaille en binôme avec la seconde assistante, qu'il est amené à remplacer en cas d'absence.

Secrétariat des affaires disciplinaires
Gestion des convocations aux entretiens ;
Gestion des courriers de la cellule conseil et expertise juridique ;
Organisation logistique des entretiens, en lien avec la responsable des affaires disciplinaires ;
Elaboration des compte-rendus des entretiens ;
Suivi des situations et des délais réglementaires applicables ;
Suivi et mise à jour des indicateurs relatifs aux affaires disciplinaires ;
Mise en forme de décisions administratives ;
Classement des documents et décisions dans les dossiers individuels, dans la gestion documentaire et archivage.

PROFIL RECHERCHÉ :
Une maîtrise du stress, de la rigueur ainsi qu'une bonne organisation et une capacité à prioriser les tâches et activités sont indispensables.
Sur le versant du secrétariat des affaires disciplinaires, une expérience dans le domaine juridique sera appréciée.
La connaissance du fonctionnement hospitalier et/ou d'une DRH serait un plus.

Savoir-faire
Capacité à prioriser
Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
Maitrise du Pack office
Maitrise des logiciels de gestion RH (AGIRH, KITRY, GESTOR ...) : à acquérir par des formations si besoin
Savoir être
Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel
Sens de l'organisation et de la rigueur
Capacité à travailler en équipe, en réseau
Qualités relationnelles
Formations requises - Expérience professionnelle
BAC + 2 type BTS Assistant de Manager
Ou
Expérience professionnelle pouvant correspondre au profil du poste

Modèle journalier Modèle journalier : 7h30
Modèle hebdomadaire : 37h30
Amplitude de présence : 9h à 19h.
Présence à organiser en lien avec la collègue
Arrivée et départs échelonnés pour garantir l'amplitude de présence requise
Autres Congés annuels : 28 jours
RTT : 15 jours

Délai de publication : 12/06/2026