Une ou un Assistant de direction F/H - CDD 6 mois (Poste n°A-RED-28)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. B

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-23 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un besoin saisonnier. Le contrat proposé ne peut excéder 6 mois, pendant une même période de 12 mois consécutifs.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Générale Adjointe Solidarités, la Direction de l’Aide Sociale à l’Enfance compte environ 1 280 agents regroupés en services et unités.
Cette Direction assure les missions de l’aide sociale à l’enfance et coordonne pour la Collectivité européenne d'Alsace la politique de protection de l’enfance ainsi que le pilotage de 2 foyers de l’enfance.

Missions / conditions d'exercice

Rattaché.e à la Directrice adjointe Accompagnement des enfants et des familles, vos missions s'articulent autour des axes suivants :

Assistanat de direction:
- Assurer la gestion d'agendas complexes et la planification des rendez-vous de la Direction
- Organiser, préparer et assurer le suivi des réunions (convocations, logistique, prise de notes et rédaction de comptes rendus)
- Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, notes de service et documents administratifs destinés à la Direction
- Garantir la qualité rédactionnelle et le respect de la charte graphique des documents produits

Gestion administrative des ressources humaines :
- Assurer le traitement et le suivi des demandes RH (recrutements, remplacements, renforts d'effectifs, renouvellements de contrats, etc.)
- Coordonner l'organisation des entretiens professionnels : préparation des dossiers, planification des rendez-vous, suivi administratif et saisie des comptes rendus
- Gérer les ordres de mission et les états de frais de déplacement de la Direction et des cadres concernés
- Organiser et coordonner les entretiens de recrutement en lien avec les chargés d'emploi et les services concernés

Coordination et soutien à l'activité de la Direction :
- Assurer la gestion et le suivi quotidien des boîtes de messagerie de la Direction et du service RH
- Centraliser, contrôler, diffuser et archiver l'ensemble des documents et correspondances de la Direction
- Garantir la circulation, la fiabilité et la traçabilité des informations auprès des services internes et des partenaires institutionnels
- Concevoir, actualiser et diffuser des supports de communication, présentations et outils de suivi d'activité
- Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes (services de la Collectivité, partenaires institutionnels, établissements, usagers, autorités administratives et judiciaires)
- Répondre aux sollicitations administratives dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur
- Assurer le filtrage et l'orientation des appels téléphoniques et des courriels vers les interlocuteurs compétents

Continuité de service :
- Assurer la continuité des activités administratives de la Direction et garantir l'intérim des missions prioritaires en cas d'absence d'une assistante de direction

Profils recherchés

- Maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistanat de direction
- Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles
- Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers et interlocuteurs
- Sens de la confidentialité, de la discrétion et de la rigueur administrative
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
- Qualités relationnelles, sens du service et capacité à travailler en réseau avec de nombreux partenaires

Statut et particularités :
- CDD de 6 mois à temps complet, basé à Strasbourg, rue du Verdon
- Recrutement dans le cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux, niveau BAC minimum
- Avantages possibles : RTT, 13ème mois, carte titres restaurant, remboursement des abonnements de transport à 75%, forfait mobilité durable, accès au CNAS et à l'Amicale du personnel, ...

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