Attaché·e à l’accueil et assistant·e administratif·ve

Secteur

Centre de développement chorégraphique

Description de l'entreprise/de l'organisme

Installé dans les quartiers sud de Strasbourg, POLE-SUD est un Centre de Développement Chorégraphique National. Son programme conjugue à la fois création, diffusion, résidences, centre de ressources mais aussi médiation culturelle. Sa programmation annuelle fait la part belle à l’émergence, la diversité des genres et des générations. Festivals, focus et danse dans l’espace public complètent le dispositif. POLE-SUD intègre également une école de musique, ouverte sur le quartier de la Meinau et sensible à tous les enseignements de pratiques musicales. L’école de musique de POLE-SUD regroupe 14 professeurs et 180 élèves, enfants et adultes. Elle fonctionne suivant le calendrier scolaire et propose, cours individuels, pratique collective, formation musicale et différents stages.

Description du poste

Nous recherchons une personne capable d’évoluer dans un environnement dynamique, au rythme des spectacles de la saison et des activités de l’école de musique. Au sein du service « administratif », sous la responsabilité de la direction, l’attaché·e à l’accueil et assistant·e administratif·ve assurera les missions suivantes :

• Accueil général de POLE-SUD et de son école de musique :
- Accueil téléphonique ;
- Accueil et renseignement des usagers, collaborateurs, prestataires, fournisseurs et partenaires ;
- Réception du courrier et gestion des e-mails généraux ;
- Veille à la bonne présentation des informations destinées au public, au niveau de l’accueil ;
- Transmission des informations aux élèves de l’école de musique et aux professeurs ;
- Participation aux événements ponctuels de l’école de musique (fête de fin d’année, auditions, ...) et prise de photos/vidéo (communication et archives).

• Missions administratives:
- Pour l’école de musique, suivi des inscriptions et du planning des cours et des professeures en lien avec le coordinateur de l’école de musique et l’administratrice ;
- Pour l’école de musique, suivi des paiements, en lien avec le comptable ;
- Paramétrage des activités de l’école de musique sur le logiciel spécifique ;
- Suivi des demandes de subventions pour l’école de musique, en lien avec l’administratrice ;
- Participation à l’établissement du bilan d’activité de l’école de musique ;
- Commandes et liaison auprès des fournisseurs et prestataires ;
- Établissement et suivi de facturation ;
- Établissement et suivi de convention de mise à disposition des locaux ;
- Billetterie des représentations scolaires accueillies en journée (hors paramétrage).

Description du profil recherché

Sensibilité et curiosité pour les arts du spectacle et la culture ;
Sens de l’accueil du public ;
Qualités d’organisation, ponctualité, capacité d’adaptation ;
Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel,...) ;
Connaissance du logiciel de billetterie serait un plus (Ressources).