Assistant administratif transport scolaire

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. C

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-23 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un besoin saisonnier. Le contrat proposé ne peut excéder 6 mois, pendant une même période de 12 mois consécutifs.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Descriptif de l'emploi

La Région Grand Est dans sa compétence en matière de transport routier de voyageurs veille à apporter à ses usagers un service de qualité. Pour relever ce challenge, elle recrute des renforts au sein de ses 10 Services Transport des Maisons de Région en contrat de 2 à 6 mois, sur la période de mai à novembre (période déterminée en fonction des services).

Missions / conditions d'exercice

*Missions du poste

Le titulaire du poste intervient principalement pour l’accueil téléphonique des usagers et en renfort pour le traitement administratif des dossiers relatifs aux droits de transport des élèves.

Il assure également le contrôle, en lien avec le régisseur, à l'encaissement des
recettes des abonnements scolaires payés par chèque, par virement, par prélèvement et par CB. Il aide au suivi des impayés et à la régularisation des dossiers.

*Activités

- Prendre en charge les appels téléphoniques des usagers et partenaires :

o Aider les familles à réaliser leur inscription en ligne
o Communiquer des renseignements génériques aux familles (droits, trajets, modalités de retrait…)
o Apporter des renseignements d’ordre technique liés au schéma de transport à destination des partenaires (familles, établissements scolaires, mairies, syndicats scolaires, etc.)

- Soutenir les équipes dans le cadre du traitement administratif lié à l’instruction des dossiers :

o Diffuser et envoyer des documents liés à la rentrée scolaire
o Vérifier des listes d’élèves, les contacts des usagers ou établissements scolaires
o Éditer puis envoyer de courriers
o Instruire des demandes de titres de transport
o Assurer de la saisie informatique
o Classer / archiver divers documents (courriers, cartes, etc…)
o Établir des autorisations collectives ou individuelles

- Aide au contrôle et à l'encaissement des recettes des abonnements de
transport, en lien avec le régisseur

o Saisie des paiements (chèques, virements, CB)
o préparation des envois de chèques au centre de traitement
o Scan, extractions, classement et archivage
o Saisie de tableau de suivi
o Mail, relance et réponse aux usagers
o Accueil physique des usagers

* Relations hiérarchiques :

o Placé sous l'autorité hiérarchique du chef de Pôle comptabilité et marchés publics du Service transport de la Maison de Région de Strasbourg

- Conditions particulières du poste :
o Du Lundi au Vendredi. Contrat de 35h/semaine. Horaires en fonction des horaires de l'accueil téléphonique définis par le chef de Pôle.
o Travail en présentiel (photocopie, scan, etc.).

- Avantages :
o Participation aux frais de restauration
o Participation aux frais de transport

Profils recherchés

Savoir
o Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique
o Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Outlook)

Savoir-faire
o Avoir une excellente expression orale et écrite
o Savoir travailler en équipe
o Savoir rendre des comptes de ses actions

Savoir-être
Vous êtes réactif, rigoureux et autonome. Vous vous adaptez facilement à l’environnement et aux personnes que vous rencontrez. Vous êtes disponible et avenant. Vous savez mener de front plusieurs activités et faites preuve de diplomatie et de calme.