Chargé(e) d’accueil téléphonique et de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous aurez pour principales missions :

 Gestion du standard téléphonique de la Ville et de la Communauté d’Agglomération de Haguenau :
• Recevoir les appels téléphoniques
• Renseigner les usagers
• Orienter les appels vers le service concerné ou transmettre les messages téléphoniques

 Affranchissement et expédition du courrier :
• Assurer le tri du courrier sortant
• Procéder à l’affranchissement des plis

 Accueil des transporteurs et autres partenaires :
• Réceptionner les colis déposés par les transporteurs
• Remettre les plis spéciaux en vue de leur distribution par un prestataire de service extérieur

 Gestion de la comptabilité afférente au courrier :
• Saisir les documents comptables (bons de commande et factures)
• Gérer la refacturation
• Suivre les contrats des boîtes postales et de la machine à affranchir

 Assistance à la gestion du budget du service :
• Enregistrement des documents comptables
• Mise en paiement des factures
• Clôturer les engagements en fin d’exercice

 Interventions en polyvalence ou en soutien aux autres équipes du service
• Assurer, ponctuellement, l’accueil du public et la gestion des demandes de titres d’identité, le samedi matin

Missions / conditions d'exercice

Vous aurez pour principales missions :

 Gestion du standard téléphonique de la Ville et de la Communauté d’Agglomération de Haguenau :
• Recevoir les appels téléphoniques
• Renseigner les usagers
• Orienter les appels vers le service concerné ou transmettre les messages téléphoniques

 Affranchissement et expédition du courrier :
• Assurer le tri du courrier sortant
• Procéder à l’affranchissement des plis

 Accueil des transporteurs et autres partenaires :
• Réceptionner les colis déposés par les transporteurs
• Remettre les plis spéciaux en vue de leur distribution par un prestataire de service extérieur

 Gestion de la comptabilité afférente au courrier :
• Saisir les documents comptables (bons de commande et factures)
• Gérer la refacturation
• Suivre les contrats des boîtes postales et de la machine à affranchir

 Assistance à la gestion du budget du service :
• Enregistrement des documents comptables
• Mise en paiement des factures
• Clôturer les engagements en fin d’exercice

 Interventions en polyvalence ou en soutien aux autres équipes du service
• Assurer, ponctuellement, l’accueil du public et la gestion des demandes de titres d’identité, le samedi matin

Profils recherchés

• Expérience similaire souhaitée
• Bonne capacité d’expression orale
• Maîtrise de la communication téléphonique
• Maîtrise des règles comptables
• Esprit d’équipe, sens de l’écoute, qualités relationnelles
• Rigueur, organisation
• Réactivité, capacité à gérer des priorités et des imprévus
• Maîtrise des outils informatiques
• Autonomie et disponibilité
• Discrétion professionnelle

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais.