Gestionnaire administratif des instances et appui à la Direction Générale (H/F) - 100% - Direction Générale

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.
LE POSTE :
MISSIONS
Assurer la gestion administrative, organisationnelle et logistique des instances de gouvernance et des organes consultatifs de l'établissement, ainsi que le suivi des délégations, des dossiers de garde et des tâches transversales liées au fonctionnement de la Direction Générale.
QUALITES ET COMPETENCES REQUISES
1. Gestion administrative des Instances (CSE, F3SCT, CSMIRT, CME, Conseil de Surveillance, Directoire)
· Composition et suivi des membres :
Nominations, désignations, renouvellements.
Mise à jour des listes (émargement, étiquettes, mailing listes).
Demande d'arrêtés ARS pour le Conseil de Surveillance.
Rédaction des décisions de nomination (CSE, F3SCT).
Mise à jour du site IntraHUS dédié aux instances.
· Courriers et documents divers :
Badges d'accès, attestations de présence, règlements intérieurs...
· Calendrier des instances :
Élaboration du calendrier prévisionnel annuel.
Diffusion aux membres et mise à jour en cours d'exercice.
Réservation des salles.
· Préparation des ordres du jour :
Collecte des points auprès des directions.
Préparation pour validation en CODIR.
Diffusion et mise en ligne sur IntraHUS.
· Gestion des rapports et documents :
Mise en forme, reprographie, diffusion par mail et archivage.
Mise en ligne des documents sur IntraHUS.
· Réunions préparatoires et séances :
Préparation des dossiers pour chaque participant.
Participation aux réunions préparatoires et séances ordinaires/extraordinaires.
Prise de notes, gestion des enregistrements, organisation logistique.
· Liquidation des séances :
Gestion des bandes son, archivage, lien avec sténotypiste.
Suivi des procès-verbaux (devis, envoi, validation, diffusion, mise en ligne).
Rédaction des extraits et compte-rendu.
Archivage papier et dématérialisé.
2. Support administratif Rédaction et traitement de dossiers à la demande de la Direction Générale.
Réservations de salles et suivi des prestations.
Support au fonctionnement du secrétariat général.
3. Gestion administrative RH via GESTOR Création et mise à jour des dossiers agents.
Saisie des congés, RTT, heures supplémentaires.
Suivi des CET.
4. Dossier de garde Établissement et mise à jour du planning semestriel.
Suivi du dossier de garde
Mise à jour bihebdomadaire de la mallette de garde.
Diffusion des rapports et informations aux directeurs de garde.
5. Délégations de signature Préparation des documents liés à la prise de fonction.
Transmission à la Préfecture et publication.
Mise en ligne et diffusion aux partenaires (ARS, CNG, Trésorerie).
PROFIL RECHERCHÉ :
· Organisation et rigueur : gestion simultanée de plusieurs instances et échéances.
· Maîtrise des outils bureautiques
· Qualités rédactionnelles : courriers, procès-verbaux, extraits.
· Discrétion et confidentialité.
· Capacité à travailler en transversalité