Assistant de Direction Jeunesse, Sports et Engagement H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Missions de la Direction :
La Direction de la Jeunesse, des Sports et de l'Engagement (DJSE) est composée de 50 collaborateurs, répartis sur 4 sites : Strasbourg, Metz, Châlons-en-Champagne et Tomblaine (Maison régionale des Sports). La direction est par ailleurs formée de trois services : sport, jeunesse et engagement.

L'équipe est chargée, aux côtés de nos élus régionaux, de la mise en oeuvre des politiques sportives, de jeunesse, et liées à l'engagement (vie associative, égalité femmes-hommes, intégration des personnes en situation de handicap, démocratie participative, dialogue inter-religieux).

Missions du poste :
Assiste la directrice, avec des missions d'organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de suivi de dossiers, de classement, de participation à des événementiels.

Fait le lien direct et de manière régulière avec les élus et leurs agendas pour organiser des réunions, leur transmettre des informations, leur préparer des courriers, y intégrer leur signature.

Participe à assister l'ensemble de l'équipe de la direction (11 personnes), présente sur le site de Strasbourg, dans des missions d'organisation, de suivi et d'appui de premier niveau pour la gestion financière de certains dispositifs de soutien.

Peut être amené à gérer la distribution de la billetterie sportive.

Missions / conditions d'exercice

- Organiser les activités professionnelles du directeur : agenda, déplacements, etc.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Suivre les projets et activités de la direction
- Gérer et actualiser une base d’information
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction
- Gérer le matériel / les fournitures pour la direction
- Point d’entrée de la direction, peut être amené à renseigner les nouveaux agents dans la prise en main des outils bureautiques et collaboratifs de la collectivité
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie

Relations hiérarchiques :
Le poste est placé sous l'autorité de la directrice de la jeunesse, des sports et de l'engagement.
L'assistant de direction pourra être amené à travailler avec l'ensemble des collaborateurs de la direction.

Avantages :
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site

Profils recherchés

Savoir :
Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
Connaissances liées au domaine d’intervention
Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
Procédures administratives
Techniques de secrétariat
Techniques de suivi financier et de tenue de tableaux de bord

Savoir-faire :
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation et de réactivité
Capacités rédactionnelles
Capacité à prioriser
Capacité à gérer seule une procédure

Savoir-être :
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Attitudes de service