Gestionnaire administratif tourisme H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Développement économique et emploi > Tourisme

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Missions de la Direction :

La Direction du tourisme met en œuvre le Schéma Régional du Développement du Tourisme qui propose pour le Grand Est un « tourisme d’équilibre » qui s’appuie sur 7 orientations principales :

- un tourisme responsable : aider professionnels et territoires à anticiper les conséquences du changement climatique sur le tourisme et à réduire leur impact ;

- une économie touristique résiliente : aider les professionnels à consolider et à garantir l’économie touristique régionale sur le long terme ;

- des mobilités durables : développer les mobilités touristiques bas carbone pour venir et se déplacer dans le Grand Est ;

- une coopération interacteurs : mettre en place une gouvernance partagée solide et efficace avec les acteurs publics et privés de l’écosystème touristique régional ;

- la notoriété et la commercialisation de l’offre : assurer une promotion et une mise en marché efficace des offres touristiques du territoire ;

- un tourisme pour tous : développer les flux touristiques sur les offres adaptées à tous pour aider leur déploiement ;

- une diversité territoriale : accompagner un développement touristique, sur l’ensemble de la région.

Missions du poste :

Le gestionnaire administratif assure le bon fonctionnement des activités de la direction en garantissant la fiabilité et la fluidité de ses processus internes.

Interlocuteur de confiance, il informe et guide les porteurs de projet dans leurs démarches, en veillant à la bonne application des procédures de la collectivité.

Appui opérationnel, il accompagne l'assistante de direction dans ses missions quotidiennes et soutient les chargés de mission dans l'instruction et le suivi de leurs dossiers.

Par sa polyvalence et sa réactivité, il contribue à la coordination administrative de l'ensemble des services de la direction, en répondant aux besoins ponctuels avec rigueur et efficacité.

Missions / conditions d'exercice

Activités :

- Appui aux porteurs de projet et aux agents de la direction :

Informer et orienter les porteurs de projet : analyser leurs demandes au regard des dispositifs en vigueur, évaluer la pertinence et la fiabilité des informations fournies ;

Utiliser les outils métiers de gestion propres à la direction ;

Apporter un appui ponctuel aux chargés de mission de la direction dans leurs activités ;

Préparer les documents budgétaires en lien avec le service partenariat, appui aux structures externes ou grands projets, les chefs de projets et la directrice ;

Préparer les pièces administratives des marchés publics en lien avec les chefs de projets.

- Traitement et suivi des données :

Collecter et traiter les données nécessaires à l'activité de la direction ;

Alimenter les outils de suivi d'activité en lien avec la chargée de mission dédiée.

- Connaissance et amélioration des procédures :

Connaître et appliquer les règles et procédures de la collectivité dans le cadre de ses missions ;

Identifier les dysfonctionnements, formuler des propositions d'amélioration et les remonter à la hiérarchie.

- Instances et documents officiels :

Préparer les Commissions Permanentes et les Séances Plénières en lien avec l'assistante de direction (vérification de la saisie des rapports dans Airs Délib, coordination des fiches de synthèse et des supports de présentation pour la commission thématique).

En complément l'agent sera amené à effectuer les activités suivantes :

- Secrétariat :

Gérer, enregistrer et assurer le suivi des courriers entrants et sortants ;

Gérer le parapheur électronique et assurer le suivi des parapheurs destinés à la signature du Président ;

Assurer la surveillance et le traitement des boîtes mail de la direction.

- Organisation et coordination :

Planifier et coordonner les activités administratives en lien avec les différents services de la direction ;

Organiser des réunions et des événements ponctuels (logistique, convocations, supports) ;

Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs vers les services compétents.

Profils recherchés

Savoir :

Connaissance du fonctionnement général des collectivités territoriales ;

Connaissance techniques budgétaire, d’instruction, des procédures de marchés publics ;

Planification de rendez-vous sur plusieurs agendas ;

Savoir-faire :

Grande capacité organisationnelle,

Goût du travail en équipe et capacités d’adaptation,

Gestion des priorités et gestion du temps,

Polyvalence.

Reporting à sa hiérarchie

Savoir-être :

Rigueur, discrétion, réactivité, anticipation, disponibilité, gestion du stress.

Capacité à travailler en équipe