Une ou un secrétaire médico-social F/H (Poste n°A-4426)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction de la Santé, de la Prévention et de la Protection Maternelle et Infantile met en oeuvre, les compétences légales et la politique de la collectivité en matière :

- De protection maternelle et infantile,
- De promotion du bien-être physique, psychologique et moral des femmes et enfants de moins de six ans (futurs parents, enfants à naître, enfants et familles),
- De promotion de la santé : vaccinations, prophylaxie de la tuberculose, des maladies sexuellement transmissibles et du cancer.

Au sein de la Direction Santé Prévention et PMI, le Service Prévention Santé est composé de 36 ETP répartis au sein de 3 unités : deux unités de Centres de lutte contre la tuberculose (une dans le Nord pour le territoire bas-rhinois et une au sud pour le territoire haut-rhinois) ainsi qu'une unité mobile de santé précarité située dans le nord.

Missions / conditions d'exercice

En qualité de secrétaire médico-social.e au sein de l'Unité CLAT Nord, vous êtes chargé.e de :
- Assurer la fonction d'accueil et la prise en charge des activités de secrétariat dans un souci permanent de fiabilité et de qualité relationnelle afin de garantir la continuité des missions de prévention de la tuberculose.
- Venir en renfort des missions de la Secrétaire Assistante, selon les besoins identifiés et en absence de cette dernière.
- Assurer les missions administratives en lien avec la vaccination

A ce titre, vos activités principales sont les suivantes :

Dans le cadre des consultations au Centre de Dépistage de la Tuberculose :
- Assurer la fonction d'accueil physique et téléphonique du CLAT 67
- Apporter les réponses aux demandes des usagers et transmettre les éléments aux collègues concernés
- Gérer les agendas et planifier les rendez-vous
- Assurer le secrétariat du dossier médical
- Réceptionner, rédiger, dactylographier et mettre en forme tous courriers et documents à destination interne ou externe

Dans le cadre du fonctionnement de l'Unité Mobile de Dépistage (UMD) :
- Participer à l'organisation des sorties UMD
- Recueillir les données administratives de création des dossiers de soins
- Assurer la gestion des démarches administratives auprès de différents partenaires
- Transmettre les données recueillies pour l'élaboration du planning de déplacement de l'UMD
- Réceptionner, rédiger, dactylographier et mettre en forme tout courrier et tout document à destination interne ou externe.

En soutien de la Secrétaire Assistante de Direction, et en son absence, assure le volet administratif du Secrétariat Assistant de Direction :
- Assurer la gestion RH et administrative
- Gérer les agendas de rendez-vous du chef de service
- Rédiger des correspondances
- Réactualiser les plaquettes d'information du service
- Organiser l'accueil des nouveaux agents et stagiaires
- Assurer la gestion financière et logistique du service : facturations, contrats, marchés publics, conventions

Dans le cadre des subventions :
- Instruire les demandes de subventions
- Enregistrer les rapports dans AIRDELIB et s'assurer du respect des délais
- Assurer via ASTRE, la mise en paiement des subventions accordées aux associations

Dans le cadre des vaccinations :
- Commander les vaccins
- Assurer la commande et le suivi de l'ensemble des matériels et consommables médicaux nécessaires pour réaliser les vaccinations
- Assurer le suivi et la gestion des stocks de vaccins
- Assurer le lien avec les différents partenaires internes et externes
- Participer à la gestion et au suivi administratif des campagnes de vaccination
- Répondre aux demandes en vaccins des antennes de vaccination
- Participer à la logistique pour la distribution des vaccins sur sites
- Vérifier et mettre en paiement les factures
- Gérer la nomination des médecins vaccinateurs en mairie (mise sous arrêté, honoraires, ...)

Profils recherchés

- Diplômé de niveau BAC en sciences médico-sociales, vous disposez d'une première expérience et avez une appétence pour le domaine médical.
- Organisé.e et réactif.ve, vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes capable de gérer votre temps de travail de manière autonome.
- Consciencieux.se et fiable, vous êtes rigoureux.se et êtes en capacité de prendre des initiatives.
- A l'écoute et disponible, vous avez le sens de l'accueil et du contact avec les usagers. Vous êtes en mesure de vous adapter à des situations et publics différents, parfois complexes, et faites preuve de maîtrise de soi.
- Vous appréciez d'évoluer au sein d'une équipe pluridisciplinaire (médecins, infirmiers, manipulateurs radio, ..).