Une ou un Assistant F/H (poste n°A-6296 )

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La DGA Ressources regroupe les grandes fonctions supports de la Collectivité Européenne d'Alsace pour apporter les moyens matériels, humains, techniques et administratifs indispensables au bon fonctionnement de l'Administration.

Mission du poste
Rattaché (e ) à la Directrice de la Direction Ressources Opérationnelles et Pilotage (DROP), vous assurez au sein d’un pool d’assistant(e)s (2 assistantes à Colmar, un(e) assistant(e) à Strasbourg) l’assistanat mutualisé pour la DROP, la Direction achats et commande publique (DACP) et la Direction des Finances (DIF). Vous assistez dans le domaine RH la directrice pour l’ensemble de la DGA Ressources et de manière plus large vous prenez en charge des missions transversales en autonomie

Missions / conditions d'exercice

A ce titre, vos activités sont les suivantes :

Pour trois directions :
• Organiser les réunions à Strasbourg (réservation des salles, envoi des invitations, vérification du quorum éventuel, préparation des ordres du jour et des dossiers, compte rendus éventuels…)
• Etre la/le référent(e) accueil pour les nouveaux arrivants (agents, stagiaires) à l’Hôtel d’Alsace de Strasbourg
• Assurer les permanences courriers et téléphone, la commande de matériels et fournitures diverses. Coordonner l'archivage courant (gestion des locaux, coordination des référents archives) pour l'ensemble de l'HCeA de Strasbourg
• Participer au système de suppléances entre assistantes au sein de la DGA Ressources

1) Assistanat pour la DACP En collaboration avec l’assistante de direction basée à Colmar :
• Organiser les réunions de la Commission d’appel d’offres à Colmar et notamment vérifie le quorum de présence des élus membres
• Transmettre les actes relatifs aux marchés publics dans le parapheur électronique (e-parapheur) à la signature des directions opérationnelles
• Effectuer les commandes et suivre la consomma on de billets de train et de tram pour les agents de la DACP nord
• Enregistrer les congés validés des agents de la DACP nord

2) Assistanat pour la DIF En collaboration avec l’assistante de direction basée à Colmar :
• Assurer les permanences courriers et téléphone de la DIF, la commande de matériels et fournitures diverses
• Organiser les réunions d’arbitrages budgétaires, la réservation des salles et l’envoi des invitations aux participants,
• Participer à la constitution des dossiers des réunions financières. Effectuer les commandes et suivre la consommation de billets de train et de tram pour les agents de la DIF nord
• Enregistrer les congés validés des agents de la DIF nord

3) Assistanat pour la DROP collaboration avec les assistantes de la DGA Ressources basées à Colmar
• Préparer avec le DGA/DAP les réunions et participer à celles-ci pour rédiger les comptes rendus,
• Faire le lien avec les équipes RH sur le volet opérationnel : tenue des tableaux de suivi des CDD de renforts / remplacements, des stagiaires et des apprentis, alimentation des espaces de travail collaboratif.
• Préparer les éléments d'arbitrage en particulier sur les enveloppes renfort-remplacement, stagiaires et apprentis, les avancements de grade et promotions internes, les commissions d’arbitrage des postes etc.

Profils recherchés

Vous justifiez d’une expérience professionnelle réussie sur des fonctions d’assistanat au sein d’une Administration, dont vous maîtrisez le fonctionnement et les exigences.
Vous possédez une parfaite maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, messagerie, outils collaboratifs) et une bonne connaissance des règles d’archivage et de gestion documentaire.
Polyvalent(e) et adaptable, vous évoluez avec aisance dans un environnement comprenant de multiples interlocuteurs. Habitué(e) à la gestion d’agendas complexes, vous savez organiser, prioriser vos missions et faciliter le quotidien des cadres que vous assistez.
Doté(e) d’excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles, vous assurez un accueil physique et téléphonique de qualité. À l’écoute, vous savez analyser les besoins de vos interlocuteurs et y répondre avec professionnalisme, disponibilité et réactivité.
Rigoureux(se), fiable et discret(ète), vous accordez une importance particulière au respect de la confidentialité. Vous savez allier autonomie, esprit d’équipe et reporting régulier auprès de votre hiérarchie.
Spécificités du poste
Recrutement se fera par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle dans le cadre d'emploi Rédacteurs territoriaux (F/H)
Résidence administrative : Strasbourg- 1 place quartier Blanc
Poste à temps plein
Avantages : Complément annuel de rémunération, RTT, titres restaurant, participation employeur mutuelle / prévoyance, remboursement des abonnements de transport à 75%, forfait mobilité durable, accès au CNAS et à l'Amicale du personnel.

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