ASSISTANT.E DE DIRECTION

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Auprès du directeur, de l’administrateur·rice général·e et en lien permanent avec l'ensemble de l'équipe de direction de la Haute école des arts du Rhin, l’Assistant/e de direction est chargé(e) d’assurer le secrétariat de cette partie de l’établissement, à savoir :

1) Assister la Direction dans la mise en œuvre de l'activité et la gestion quotidienne :
- Accueil, prise de rendez-vous, organisation de réunions ;
- Relation avec les membres fondateurs de l'établissement, les élus locaux et leurs secrétariats, les partenaires locaux, nationaux et internationaux et leurs différentes instances ;
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (suivi des agendas, frappe et mise en forme de documents, classement, fichier des contacts…) ;
- Assurer le suivi du courrier physique et numérique, et sa diffusion (tri, distribution, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage) et veiller à sa mise en forme ;
- Gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques et/ou transversaux ;
- Assurer le secrétariat des réunions du Comité de Direction et des réunions de service ;
- Assurer l’organisation et le suivi des dossiers des déplacements : administration générale, ordres de mission, bons de commande

2) Organiser la préparation logistique des instances et en particulier du Conseil d’administration :
- Préparer le Conseil d’administration (invitation, organisation, constitution des dossiers), assurer le suivi des délibérations (contrôle de légalité/publication/classement), contribuer au suivi et à l’organisation des renouvellements de mandat (élections, désignations) ;
- Organiser et assister à certaines réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus).
- Assure le secrétariat du Conseil artistique et scientifique et des réunions conjointes du CP

3) Assurer l’organisation et le suivi des dossiers des déplacements :
- Administration générale (frais de mission, voyages pédagogiques) ;
- Gérer les ordres de mission (déplacements des agents : établissement de l’ordre de mission, commande des billets ou réservation des véhicules, liquidation, suivi de l’enveloppe, recherche documentaire, gestion des demandes d’avances…).
- Etablir les bons de commande afférents

Missions / conditions d'exercice

Activités secondaires :
- Accueillir et renseigner les agents et les différents interlocuteurs ;
- Contribuer à l’amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de l’établissement (rédaction de notes de procédures, mise en place de circuits, etc.) ;
- Assurer la fonction d’interface informatique auprès des services de la ville et de l’EMS (RIU) ;
- Etablir des tableaux de bord de suivi d’activités ;
- Prendre en charge des dossiers transversaux, rédaction de conventions
- Coordination de la supervision des conventions
- Organiser le classement et la diffusion de la documentation de l’établissement.

Profils recherchés

SAVOIRS
- Culture administrative au sein d’une collectivité ou d’un établissement public ;
- Techniques de secrétariat ;
- Connaissance de l’anglais et/ou de l’allemand.

SAVOIR FAIRE
- Accueil et renseignement des interlocuteurs ;
- Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Gestions des plannings ;
- Organisation logistique de réunions (CA, CODIR, réunion de service);
- Capacité à prendre des initiatives, notamment en cas d’urgence ;

SAVOIR ÊTRE
- Qualités relationnelles, d’accueil, sens de la diplomatie ;
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie ;
- Sens de l’organisation – Rigueur – Méthode – Discrétion professionnelle
- Capacité à s’adapter à des publics divers

Diplômes : Diplôme supérieur de secrétariat de direction ou équivalent
Expériences : Assistant·e de direction