Référent des secrétariats médicaux (H/F) - 100% - Pôle Oncologie Hématologie

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.
La Référente des Secrétariats Médicaux (RSM) a pour mission de planifier, organiser, piloter, les activités relatives à la gestion des données et informations médico-administratives du patient, en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.
LE POSTE :
- Organisation, coordination, supervision des activités des Secrétaires Médicales du Pôle.
- Gestion des box de consultation.
- Planification des activités et des moyens, répartition de la charge de travail, contrôle et reporting à la Coordination des Secrétariats Médicaux.
- Mise en place de processus, contrôle et traitement des dysfonctionnements.
- Mise en uvre des changements organisationnels, en lien avec la gouvernance du Pôle.
- Contrôle et suivi de la qualité des prestations fournies par les Secrétaires Médicales.
- Gestion des situations relationnelles au sein des équipes et avec les patients.
- Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec différents interlocuteurs.
- Conseils aux équipes médicales et Cadres de santé dans le cadre des projets : travail en collaboration ou partenariat avec les équipes médicales et l'encadrement.
- Animations des équipes.
- Gestion des congés/RTT ainsi que de l'absentéisme.
- Mise en place de fiches de tâches par poste de travail.
- Suivi des indicateurs d'activité, en relation avec la Coordination des Secrétariats Médicaux
- Participation aux réunions concernant l'organisation et les projets du Pôle qui pourraient avoir une incidence sur les Secrétariats Médicaux.
- Accueil et suivi des stagiaires, nouveaux agents et élèves en formation.
- Définition des besoins en formation.
- Définition des objectifs, mesure de résultats, gestion des compétences et évaluation des performances collectives et/ou individuelles, avec accompagnement de la Coordination des Secrétariats Médicaux selon le besoin
- Gestion et des traitements des évènements indésirables.
- Gestion des commandes et fournitures.
- Gestion des demandes d'intervention pour travaux, réparations, etc...
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences, connaissances, savoirs être requis
- Très bonnes connaissances du métier de Secrétaire Médical(e)
- Connaissance de l'organisation sanitaire en France, l'organisation des Hôpitaux Universitaires de Strasbourg, et différentes Centre Hospitalier
- Capacités d'encadrement, de communication
- Conduite du changement
- Animation d'équipe
- Capacité à analyser une organisation et à définir des processus de gestion
- Sens des responsabilités
- Sens de la communication et de la négociation
- Capacité à mobiliser et fédérer les équipes
- Disponibilité
- Savoir prendre du recul
- Réactivité
Relations professionnelles
La Référente des Secrétariats Médicaux est placée sous l'autorité hiérarchique de la Coordination des Secrétariats Médicaux.
Elle travaille étroitement avec la Coordination des Secrétariats Médicaux et la gouvernance du Pôle.
Elle fait partie de l'équipe d'encadrement du Pôle et gère l'ensemble des équipes de Secrétaires Médicales du Pôle, dont elle est la supérieure hiérarchique directe
La RSM est le relais de la Coordination des Secrétariats Médicaux dans les différents services du Pôle.
Logiciels utilisés
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Fin de publication : 03/07/2026