Une ou un assistant aux cadres F/H (poste n°I-695)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La DGA Solidarités, avec plus de 3 000 agents et 1,2 milliard d’euros de budget, est un acteur de premier plan dans la mise en œuvre des politiques sociales et médico-sociales. Elle incarne une ambition forte : territorialiser l’action publique pour répondre de manière fine aux enjeux locaux, en lien étroit avec les élus et les partenaires.

Mission du poste
Sous l’autorité du supérieur hiérarchique, l'assistant recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du territoire. Il apporte son assistance au délégué territorial des solidarités et aux cadres territoriaux, en terme de gestion administrative.

Missions / conditions d'exercice

Assister le délégué territorial des solidarités et les cadres territoriaux le cas échéant
Gérer les agendas, prendre des rendez-vous et planifier des réunions
Accueillir téléphoniquement le public et les partenaires
Réalisation des travaux de secrétariat (notes, courriers, compte rendus, ...)
Réceptionner et trier le courrier
Traiter et diffuser de l'information au sein du service
Etre le garant de l'application des décisions prises par les instances
Filtrer et relayer les informations à destination des cadres
Créer et adapter des outils de suivi des dispositifs afin d'alerter le cadre sur l'évolution de l'activité du service
Tenir à jour les outils de gestion du service : véhicules, salles, démarches pour l'accueil les nouveaux agents
Harmoniser et coordonner les pratiques au sein de l'équipe, animer, former les nouveaux agents, alerter son supérieur hiérarchique au besoin
Suivre les outils de gestion prévisionnelle RH : plannings, permanences, congés, télétravail, ... et avoir une mission d'alerte
Suivre les enveloppes budgétaires avec un devoir d'alerte en fonction des indicateurs
Contribuer à la réalisation du bilan d'activité à partir des données du service et selon une trame déterminée par le délégué territorial des solidarités

Profils recherchés

Expérience significative et réussie en secrétariat, idéalement acquise dans un environnement administratif exigeant et/ou dans le secteur social.
Excellente maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Aisance indispensable dans l’utilisation quotidienne des outils numériques.
Très bonnes capacités rédactionnelles, avec une excellente maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe.
Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et sollicitations, à identifier les priorités et à respecter les échéances.
Forte capacité d’anticipation et d’initiative : aptitude à travailler sans supervision constante, à alerter lorsque nécessaire et à proposer des solutions adaptées.
Autonomie confirmée dans l’organisation et l’exécution des missions confiées.
Rigueur, méthode et sens aigu de l’organisation, indispensables à la bonne tenue et au suivi fiable des dossiers.
Réel intérêt pour le secteur de l’action sociale et capacité à en appréhender les enjeux et les spécificités.
Excellentes qualités relationnelles, sens du service et capacité à adapter sa communication à des interlocuteurs variés.
Capacité à travailler efficacement en équipe, tout en sachant prendre en charge ses missions de manière autonome.
Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité, compte tenu de la nature des informations traitées.
Capacité à travailler dans un environnement soutenu, à gérer les imprévus et à conserver efficacité et maîtrise de soi en situation de pression.
Capacité d’adaptation indispensable, les missions et le périmètre du poste étant amenés à évoluer prochainement.

Spécificités du poste
Recrutement statutaire sur le grade de rédacteur territorial principal de 2ème classe
Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique
Poste à temps complet
Résidence administrative à Mulhouse
Avantages : titres restaurant (valeur faciale de 9€/jour), participation employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance, adhésion au Comité National d’Action Sociale, amicale du personnel, possibilité de télétravail, participation employeur aux abonnements domicile-travail (à hauteur de 75%), forfait mobilité durable, coffre-fort numérique, RTT.

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