ASSISTANT - ASSISTANTE D'ÉLU·ES

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le Cabinet accompagne la Maire de Strasbourg, la Présidente de l’Eurométropole et les élu·es dans l’exercice de leurs responsabilités (agendas, représentations, courriers, administration générale…). Il veille à la mise en œuvre des orientations prises par la municipalité de Strasbourg et de l’Eurométropole. Il a un rôle de facilitateur dans l'organisation et de gestion du travail des collaborateur·rices, assistant·es, secrétaires et personnels de l’administration générale qui y sont rattachés.

Vous ferez partie du Cabinet au sein duquel une cinquantaine d'agent·es veillent à la mise en œuvre des orientations prises par la municipalité de Strasbourg et de l’Eurométropole et facilitent l'organisation et la gestion du travail des collaborateur·rices, assistant·es, secrétaires et personnels qui y sont rattachés.

Missions / conditions d'exercice

Sous la responsabilité d’un·e/d’élu(s)·e(s), vous gérez ses/leurs contacts internes et externes. Vous assurez son/leurs secrétariats en coordination avec d’une part, les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, des co-directeurs de Cabinet et le secrétariat du Directeur générale des services et d’autre part, les services et les assistant·es des élu·es dans les quartiers et au Centre administratif. Vous participez au suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions de(s) l’élu·es. Vous travaillez en binôme avec une autre assistante.

Dans ce cadre :
Vous organisez les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et réaliser les comptes rendus.
Vous effectuez les activités et travaux de secrétariat (frappe et mise en forme de documents).
Vous assurez l’accueil téléphonique et physique des visiteur·ses internes et externes pour l’élu·e.
Vous coordonnez les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, des co-directeurs de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoint·es et vice - président·es, le secrétariat de la DGS, les secrétariats d’organismes auprès desquels l’élu·e assure le cas échéant la fonction de président·e.

VOS CONDITIONS DE TRAVAIL
Vous exercerez au Centre administratif, 1 Parc de l'Etoile à Strasbourg.

Profils recherchés

Vous êtes titulaire d'un diplôme d'assistant de direction ou équivalent.
Vous disposez d'une première expérience en assistanat ou sur des fonctions similaires.

Vos atouts ?
Votre maîtrise des techniques de secrétariat.
Votre maîtrise de la culture administrative et connaissance des procédures de l’Eurométropole.
Votre maîtrise de la langue française (règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire).
Vos capacités d’organisation, de priorisation et d’anticipation, rigueur et méthode.
Votre discrétion professionnelle et confidentialité.