ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La direction de l'Architecture et du patrimoine, qui compte 230 agent·es, est la direction référente dans la gestion du patrimoine bâti, dans l'émergence et le développement des projets et dans la maintenance patrimoniale de la Ville et de l'Eurométropole de Strasbourg ; elle est garante de la sobriété énergétique et bâtimentaire.

Notre ambition : être le référent des sujets bâtimentaires et l'acteur incontournable de la maîtrise d'ouvrage dès la définition du besoin.

Qui sommes nous ?
La Direction de l’Architecture et du Patrimoine est une direction projets de 230 expert.es qui apportent conseils et solutions globales à la gestion d’un patrimoine de 1800 bâtiments sur des thématiques variées comme le sport, la culture, l’éducation, le social, les locaux administratifs au service des politiques publiques.
Dans un contexte de raréfaction du foncier et de nécessaire réduction des consommations énergétiques, elle accompagne la transformation du territoire tout en développant une culture de la sobriété énergétique et bâtimentaire (mutualisation des usages).

Notre objectif ? Pensez la ville de demain !

Notre ambition ? Innovons, préservons et mutualisons pour répondre aux besoins des politiques publiques tout en relevant le défi de la transition énergétique

Missions / conditions d'exercice

Vous assurez le secrétariat du directeur et l’assistez au quotidien dans ses missions. Vous participez au bon fonctionnement administratif de la direction (organisation des réunions de direction avec ordre du jour etc.). Vous êtes Référent·e auprès des assistant·es de la direction en matière de procédures administratives (courriers sensibles, Elise).

Dans ce cadre :

Vous gérez l’agenda du directeur, le calendrier des congés de l’équipe de direction, la mise à jour des carnets d’adresses, les calendriers structurants de l’activité : calendriers des conseils EMS ou Ville, etc…
Vous gérez le parcours d’intégration des nouveaux arrivants rattachés au directeur.
Vous préparez et organisez la logistique des déplacements professionnels.

VOS CONDITIONS DE TRAVAIL :
Vous exercerez au 2 rue de la Fonderie à Strasbourg.

Profils recherchés

Vous êtes titulaire d'un Bac à Bac+2 assistanat de direction, ou équivalent.

Vous avez une expérience confirmée en assistanat de direction en collectivité.

Vos atouts ?

Expertise en techniques de secrétariat.
Expertise des logiciels bureautiques dont Word, Excel, Outlook, Elise.
Maîtrise des outils collaboratifs et de communication.
Maîtrise de la gestion administrative.
Aptitude rédactionnelle.
Capacité à s'organiser et à prioriser.
Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées.
Capacité à organiser des réunions : savoir prendre les décisions qui s’imposent.
Capacité à être synthétique et à transmettre les informations essentielles.
Discrétion professionnelle.
Sens relationnel, réactivité.