Une ou un secrétaire médico-sociale F/H ( Poste n°67-7470)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Autonomie et aide à domicile > Accueil et accompagnement des personnes âgées

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction de la Santé, de la Prévention et de la Protection Maternelle et Infantile met en oeuvre, les compétences légales et la politique de la collectivité en matière :

- de protection maternelle et infantile,

- de promotion du bien-être physique, psychologique et moral des femmes et enfants de moins de six ans (futurs parents, enfants à naître, enfants et familles).

Missions / conditions d'exercice

Au sein du Service de promotion de la santé du jeune enfant et d’aide à la parentalité Nord, dans le cadre de la Protection maternelle et Infantile, vos missions seront :
- Assurer le secrétariat des professionnels de santé des équipes PMI du territoire
- Aider à l’organisation des activités médicales et paramédicales
- Renseigner les logiciels médicaux et utiliser les logiciels de secrétariat/logistique
- Venir en appui logistique aux professionnels

1 - Assurer le secrétariat et aider à l’organisation des activités des professionnels de santé en territoire :

- Gestion des appels téléphoniques
- Transfert des appels et/ou transmission de message en cas d’absence
- Gestion de la prise des rendez-vous avec renseignement des logiciels médicaux le cas échéant

Organisation et gestion des différents rendez-vous :

- Création des créneaux de rendez-vous sous Outlook et logiciels médicaux (consultations de jeunes enfants, consultations de puéricultrice, séances BCG, ateliers massage bien être du bébé, ateliers portage …)
- Gestion de la prise de rdv avec renseignement des logiciels médicaux
- Rappel des rdv aux usagers (téléphonique, sms, courrier de convocation…)

Gestion administrative des dossiers patients :

- Mise à jour des données administrative
- Création des dossiers patients non-inscrits dans la base
-Dématérialisation et enregistrement des documents dans les logiciels médicaux (rapports d’hospitalisation, CR réunion de synthèse, rapport d’information préoccupante …)
- Saisie des certificats de santé (8ème jour, 9ème mois, 24ème mois)
- Gestion des avis de grossesse en lien avec l’équipe de territoire

2 - Organisation des consultations du jeune enfant :

- Organisation des bilans de santé en écoles maternelles
- Récupération des listes des enfants auprès de l’Education Nationale
- Création des séances et inscription des enfants sur les créneaux horaires de rdv
- Création des séances et des listes d’enfants à voir
- Edition des courriers de convocation
- Préparation des documents nécessaires à la réalisation des bilans (questionnaires, flyers, courriers d’orientation …)
Edition des listings des enfants pour chaque séance
- Saisie des bilans si réalisés en version papier
- Aide à la transmission annuelle des dossiers des enfants vus à l’Education Nationale

Edition de courriers de mise à disposition

- Edition et envoi des courriers de mise à disposition via les logiciels médicaux et administratifs

3 - Venir en appui logistique aux professionnels de l’équipe PMI du territoire :

- Réception et rangement des commandes (matériel médical, vaccins, …)
- Contrôle et envoi des bons de commandes au central
- Réservation de salles de réunion
- Gestion administrative de l’absence d’un professionnel de santé (information, report/annulation RDV, remplacement en lien avec l’encadrement…)
- Aide à la création de tableaux de bord
- Aide à la prise de RDV d’interprètes et d’assistants maternels
- Aide à la réalisation de document de communication
- Mise en forme de documents.
- Mise à jour des secteurs et de listing des rues, communes des professionnels
- Renseignements des statistiques annuelles
- Aide ponctuelle à l’activité de l’unité santé publique

4 - Divers :

- Participation aux instances du service et aux réunions d’équipe, rédaction de compte -rendu
- Participation à l’élaboration et à l’actualisation des procédures de son unité
- Réalisation d’un rapport d’activité annuel de ses activités

Profils recherchés

Savoir :
- Connaissance et parfaite maitrise de l’outil informatique
- Maitrise des logiciels bureautiques, Word, Excel, Power Point, - Teams, Share point
- Connaissances des missions de la PMI

Savoir-faire :
- Savoir s’organiser de façon efficace, pragmatique et synthétique
- Savoir travailler en équipe
- Savoir analyser les besoins d’évolution de son poste et être force de proposition
- Faire preuve d’initiative et d’autonomie

Savoir-être :
- Disponibilité
- Discrétion (poste soumis au secret professionnel)
- Solidarité d’équipe
- Sens de l’accueil (téléphonique)