ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction Sécurités et Prévention compte 301 agent·es répartis en cinq services.

Vous ferez partie de la Mission sécurité civile, au sein de laquelle 4 agent·es sont chargé·es de garantir une réponse opérationnelle face aux situations d'urgence (alerte et information des populations, appui aux services d'urgence, le soutien aux sinistrés...).

Missions / conditions d'exercice

Vous ferez partie de la Mission sécurité civile, au sein de laquelle 4 agent·es sont chargé·es de garantir une réponse opérationnelle face aux situations d'urgence (alerte et information des populations, appui aux services d'urgence, le soutien aux sinistrés...).

Dans ce cadre :

Vous réceptionnez, interprétez avec le/la prévisionniste de Météo France, rédigez et diffusez en interne les alertes météorologiques. Vous transmettez les appels téléphoniques de ces mêmes alertes à tous les organisateur·trices externes et internes de manifestions sur le domaine public. Vous élaborez le tableau hebdomadaire des manifestions extérieures et transmissions aux CoC et aux cadres de la PMS.
Vous organisez le planning mensuel des commissions de sécurité avec les préventionnistes du SIS67, mettez en forme, recherchez des données complémentaires et procès-verbaux sur le logiciel du SIS67, diffusez des plannings et leurs nombreuses actualisations en interne, rédigez et diffusez les convocations aux élu·es, lien entre les élu·es et les pompiers quant à l’organisation temporelle des visites, gérez le Google drive d’inscription avec les différents groupes politiques, statistiques de participation.
Vous élaborez le planning annuel des coordonnateurs·trices opérationnel·les de crise (CoC) : administration de l’espace Sharecan dédié, rédaction et mise à jour du planning des permanences, transmission, gestion hebdomadaire de la mallette et du téléphone de permanence.

VOS CONDITIONS DE TRAVAIL :
Vous exercerez au Centre administratif, 1 parc de l'Etoile à Strasbourg.

Profils recherchés

Vous êtes diplômé·e d'un Bac à un Bac+2 en assistanat de direction.

Vous avez une expérience similaire requérant une maitrise des procédures administratives, de l'organisation, de l'accueil, de la gestion et du suivi de dossiers en lien avec la sécurité civile.

Vos atouts :

Votre expertise des procédures et circuits, courriers, parapheurs
Votre expertise des logiciels bureautiques et logiciels spécifiques (Word, Excel-fonctions avancées, Outlook, Powerpoint, Elise, Elyx, Sharecan, Open Data, Google Drive ,Webprev).
Votre capacité à organiser votre travail et à prioriser les tâches.
Votre capacité à travailler dans l’urgence et dans les situations stressantes.