Un ou une Assistante de direction F/H (poste n° C-65)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

L'Office public de la langue régionale d'Alsace a pour mission de développer l'usage positif de la langue régionale et d'augmenter le nombre de locuteurs actifs, en ciblant particulièrement les jeunes générations et ainsi garantir sa pérennité.

Missions / conditions d'exercice

- Assister au quotidien, le directeur, les équipes, le Président de l’office et être un soutien dans l'organisation de la vie professionnelle
- Préparer, participer et suivre les instances de gouvernance (Conseil d’Administration, Assemblée Générale, Conseil consultatif d’animation et d’innovation « Sprochparlament », Conseil scientifique) : convocations aux réunions, suivi des quorums et des procurations, préparation des dossiers de séance, rédaction des comptes rendus des réunions
- Contribuer à l’organisation d’événements institutionnels
- Assurer le suivi des absences (planning et "fiches congés")
- Réaliser un soutien logistique (imprimerie, commande matériel/équipement informatique et autre)
- Suivre les tableaux de bord
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique des différents publics de l’office en français, langue régionale (dialecte et allemand standard)
- Réaliser des travaux bureautiques
Procéder au classement et à l'archivage
- Accueillir les nouveaux arrivants
- Assurer le suivi des courriers et mails adressé à l'office (gestion des différentes boîtes mail du GIP)
- Faire le lien entre la direction et les équipes internes, les partenaires et les instances externes
- Assurer des tâches d’exécution comptable en l’absence du référent ressources

Profils recherchés

- Diplôme de niveau bac au minimum ou équivalent
- Maîtrise des procédures administratives et des outils de gestion notamment en matière budgétaire et financière
- Capacité à gérer les dossiers administratifs et assurer le suivi des activités
- Capacité à connaître les missions de l’office, ses procédures, le fonctionnement de ses instances de gouvernance, ses dispositifs et actions pour orienter les différents interlocuteurs de la manière la plus efficace et adéquate possible
- Capacité à s'adapter à la diversité des partenaires et à leurs demandes (grand public, associations, porteurs de projets …)
- Capacité à gérer les agendas et coordonner les réunions, les rendez-vous et les déplacements
- Savoir s'organiser, gérer les urgences et respecter les délais et les règles de procédures
- Capacité à rédiger des comptes rendus, synthèses et documents institutionnels
- Savoir utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) et les logiciels métiers (gestion du courrier, RH (absences, maladie, tickets restaurant, etc..)
- Savoir assurer le suivi logistique et éventuellement des aides financières
- Avoir le sens de la concertation, des aptitudes à faire circuler l'information
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité
- Faire preuve de polyvalence et d’adaptabilité face à des tâches variées
- Pratique courante du dialecte, la pratique de l’allemand standard serait un plus