Gestionnaire administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. B
Emploi contractuel de cat. C

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Missions de la Direction / du service / du pôle :

Au sein de la DRH, le pôle frais de déplacement a pour mission d'assurer la gestion, la vérification et le remboursement des dépenses engagées par les agents dans le cadre de leurs déplacements professionnels, tout en veillant au respect des règles internes et de la réglementation en vigueur.

Ses principales missions sont les suivantes :

- Accompagnement des agents : informer et conseiller les agents sur les règles de prise en charge des frais, les procédures à suivre et les justificatifs à fournir.

- Traitement des demandes de remboursement : vérifier et valider les notes de frais dans le logiciel Traj’Est+. Il s’agit de vérifier que les dépenses (transport, hébergement, restauration, indemnités kilométriques, etc.) respectent la politique de déplacement de la Région Grand Est et les dispositions réglementaires en vigueur.

- Relations avec les services internes : collaborer avec les services des ressources humaines, des finances afin de garantir la fiabilité des traitements.

Missions / conditions d'exercice

Missions du poste :

Assure les actes de gestion administrative dans un domaine d’activité, en appliquant les procédures, règles administratives et législatives définies. Traite, analyse et vérifie les données, exploite les systèmes d’information. Informe et oriente les services et/ou partenaires sur ces processus.

Activités :
- Connaître et appliquer les règles et procédures propres à son domaine d’activité
- Collecter et/ou traiter des données spécifiques à son domaine d’intervention dans le respect des procédures définies
- Informer les partenaires / agents / bénéficiaires sur les procédures et/ou les orienter vers les interlocuteurs compétents
- Planifier et coordonner ses activités administratives avec ses collègues et les autres services
- Réceptionner, vérifier, enregistrer, organiser, et classer des dossiers physiques et dématérialisés
- Gérer, traiter et suivre les dossiers (physiques et dématérialisés) en lien avec son domaine d’activité dans le respect des objectifs, des moyens, des contraintes et des échéances définis
- Saisir des données et compléter des documents administratifs de formes et de contenus divers
- Participer à la préparation des documents pour différentes instances
- Alimenter des outils de suivi d’activité
- Utiliser des outils métiers de gestion

Profils recherchés

Savoir :

- Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
- Connaissances techniques liées à son domaine d’intervention
- Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
- Procédures administratives

Savoir-faire :
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir-être :
- Rigueur
- Capacité à travailler en équipe
- Attitudes de service