084 - Secrétaire médical H/F

Job Description

Situé dans le Bas-Rhin, à proximité de Strasbourg, capitale européenne, capitale de Noël, la région offre différentes possibilités de cadre de vie que ce soit dans les hauteurs, les plaines ou près des villes.
L’Etablissement Public de Santé Alsace Nord est le plus important hôpital psychiatrique d’Alsace couvrant 404 communes sur les 522 du département, soit 68% de la population adulte du Bas-Rhin (718 000 habitants), avec 8 secteurs de psychiatrie générale, 2 secteurs de psychiatrie infanto-juvénile et un secteur de psychiatrie en milieu pénitentiaire. Depuis le 1er juillet 2022, l’EPSAN est en direction commune avec l’hôpital La Grafenbourg, qui intervient dans le champ des personnes âgées.
L’établissement dispose de deux sites d’hospitalisation à temps complet (354 lits répartis à Brumath et Strasbourg) ainsi que 330 places réparties sur plus de 30 structures extrahospitalières, mais aussi de deux structures médico-sociales (FAM et MAS 64 lits), d’une USLD de 72 lits et d’un IFSI/IFAS.
L’EPSAN c’est 1.600 agents répartis sur le territoire au service de la santé mentale.

La Maison d’arrêt de Strasbourg a ouvert en septembre 1988, elle accueille des personnes écrouées (prévenues ou condamnées), hommes, femmes (19 places) et mineurs (19 places). L’établissement accueille également une unité pour détenus violents (8 places), dispositif expérimental auquel l’équipe du pôle participe.

Le SMPR a quant à lui ouvert le 2 janvier 1989, exclusivement en ambulatoire jusqu’à l’ouverture de l’hébergement le 3 juin 1996 (avec 12 places, soit 10 cellules individuelles, 1 double).

La Maison d’arrêt de Strasbourg dispose depuis sa conception de 440 places, mais accueille régulièrement plus de 650 détenus.

Le pôle 67P16 a pour mission de répondre aux besoins de Santé Mentale et addictologiques de toute personne écrouée, prévenue ou condamnée à la Maison d’arrêt de Strasbourg. Il comprend pour ce faire six unités fonctionnelles :
Le Service Médico-Psychologique Régional (SMPR) appartenant au champ sanitaire en regroupe 5 :

• L’hospitalisation de jour avec hébergement de nuit
• Le CMP Elsau (consultations ambulatoires)
• Le CMP Berne (consultations ambulatoires)
• L’AT
• L’équipe mobile Dedans-Dehors (consultations ambulatoires intra et extra-carcérales)

La 6e unité fonctionnelle, le Centre de Soins, d’Accompagnement et de Prévention en Addictologie (CSAPA) relève quant à elle du secteur médico-social.

Les locaux du SMPR sont situés à l’écart des lieux de détention, ils s’étagent sur 3 niveaux. Le rez-de-chaussée est dédié à l’unité d’hébergement, le premier étage aux consultations et entretiens tandis que le second est dévolu aux réunions et aux activités sociothérapeutiques.
Trois bureaux supplémentaires, essentiellement dédis à l’activité du CSAAP, sont situés en détention.
Le pôle dispose de bureaux dans un CMP situé au centre-ville de Strasbourg, offrant la possibilité de suivis au-delà de la libération.

Les effectifs :

1 praticien hospitalier chef de pôle
3 praticiens hospitaliers, dont 1 ETP dédié au CSAPA
5,25 ETP de psychologues, dont 3,25 pour le CSAPA. Comprend 1 ETP de neuropsychologue, dont l’activité est répartie à parts égales entre le SMPR et le CSAPA + évaluations des patients relevant de l’équipe mobile, tant au titre du CSAPA que de l’EMDD
3 ETP d’assistantes sociales, l’une au SMPR, l’autre au CSAPA, la troisième à l’EMDD.
11.30 ETP d’IDE (8.30 au SMPR, 2 au CSAPA, 1 à l’EMDD)
0.5 ETP d’éducatrice sportive (SMPR)
1 ETP d’ergothérapeute (CSAPA)
1 vacation hebdomadaire d’art-thérapeute (CSAPA)
1 cadre de pôle
2 ETP de secrétaires médicales
1 ETP d’ASH, complété par des remplacements ponctuels lors de ses congés et dans la limite des possibilités de l’équipe de bio nettoyage

Missions générales communes à l’ensemble des professionnels du pôle :

• Participation aux missions obligatoires du pôle 67P16 à destination des patients détenus (adultes et adolescents) à la Maison d’arrêt de Strasbourg :
  • Accueil,
  • Information,
  • Évaluation de la demande du patient et de son entourage
  • Orientation des demandes
• Participation active au travail en équipes (CSAPA et SMPR) et en partenariats multiples (administration pénitentiaire, secteurs psychiatriques, unités de soins somatiques telles que l’Unité de soins de niveau 1-DSS (USN1-DSS), structures médico-sociales telles que les CSAPA partenaires, institution judiciaire et secteur associatif)
• Participation à l’élaboration et à l’évolution du projet de pôle
• Participation à l’élaboration et à l’application de recommandations éthiques liées ou non à la prise en charge de patients en milieu pénitentiaire
• Participation aux actions d’évaluation de la qualité des prises en charge et de la prévention des risques
• Réalisation de la traçabilité de son activité

Missions spécifiques :

• Assurer la tenue des dossiers (frappe des observations médicales et psychologiques) et de l’archivage
• Rédiger les synthèses, conclusions et conduites à tenir en contribution aux projets de soins individualisés
• Participer activement aux réunions pluri professionnelles, cliniques et institutionnelles et de synthèse et rédiger les comptes rendus et procès-verbaux de ces réunions
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Assurer l’orientation des requêtes et demandes vers les interlocuteurs idoines du pôle
• Organiser et planifier les consultations médicales, sociales et psychologiques
• Organiser et classer des données, des informations et des documents de diverses natures
• Planifier les visites d’entrées et les numériser
• Assurer la mise à jour des participants aux ateliers socio thérapeutiques
• Assurer la coordination et la liaison avec le secrétariat de l’équipe médicale de l’USN1-DSS
• Assurer la coordination et la liaison avec les sites de Brumath et de Strasbourg de l’EPSAN
• Traiter les courriers entrants et sortants
• Mettre à jour l’ensemble des données relatives à la file active du service
• Planifier les interventions d’interprètes
• Cogérer les autorisation d’accès à la Maison d’arrêt de Strasbourg
• Cogérer les transferts de patients en hospitalisations de proximité et en UHSA
• Veiller à l’enregistrement des entrants/sortants de la Maison d’arrêt de Strasbourg
• Saisie des données liées aux activités des médecins et des psychologues (codage)
• Saisir les observations médicales
• Saisir le bilan et les actes d’Art thérapie
• Cogérer le tableau des astreintes médicales

Diplôme :
Diplôme de secrétaire médical

Dans le cadre de la politique de secteur en psychiatrie, le candidat devra avoir la capacité de travailler en équipe pluridisciplinaire, savoir faire preuve de dynamisme et d’esprit d’initiative pour la mise en place de projets. Le professionnel est incité à s’impliquer dans le travail institutionnel.
Il doit pouvoir faire preuve de souplesse pour exercer – en fonction des impératifs de service (remplacement maladie par exemple), d’autres activités ou d’autres fonctions dans le pôle partiellement ou totalement, sur demande du chef de pôle.

Compétences et qualités requises :

• Sensibilité aux troubles psychiques, psychologiques et psychiatriques
• Capacité à combiner d’une part un exercice en équipe pluri professionnelle de Psychiatrie de service public, notamment par une aptitude à la concertation avec ses collègues secrétaires, et d’autre part un exercice en autonomie dans ses activités quotidiennes en individuel
• Capacités d’analyse des demandes d’origines diverses, et d’adaptation des réponses et des orientations
• Capacité d’analyse et de synthèse et d’initiative dans les mises en œuvre
• Intérêt pour une pratique diversifiée
• Inclination constante au questionnement de sa pratique et à son évolution par une actualisation permanente des connaissances, notamment au regard des modifications du contexte institutionnel
• Maitrise de la suite Office (essentiellement Word, Excel et Power Point) + Teams
• Maitrise ou aptitude à la formation permettant l’appropriation des fonctionnalités de l’ensemble des applications institutionnelles, dont le DPI

Caractéristiques du poste :
Equivalent au statut en cours en cas de mutation interne. En cas De recrutement externe, CDD susceptible d’évolution statutaire.

Mode d’accès : Par mutation ou embauche contractuel

Quotité horaire : Temps plein c’est-à-dire 7 heures 34 minutes par jour au pôle 67P16

• Horaires de jour : à partir de 8h15/12h – 13h11/ et jusqu’à 17h
• Plages variables : 7h30-9h30/11h30-14h/16h-18h
• Plages fixes : 9h30-11h30/14h-16h
• Plage déjeuner : 11h30-14h00

Nécessité d’une organisation interne au secrétariat de façon à assurer la permanence de l’accueil téléphonique.